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Sanzioni flessibili sui libri paga: la circolare del ministero del Lavoro

di Luca De Compadri

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23 maggio 2007


L'omessa istituzione dei libri del lavoro obbligatori si realizza qualora la documentazione non è stata materialmente istituita o non è mai stata vidimata dall'Istituto assicuratore. La puntualizzazione, che arriva dal ministero del Lavoro con la nota del 22 maggio 2007, collega la fattispecie alla mancata istituzione dei libri paga e matricola originali e non della semplice copia.

Il ministero chiarisce anche che l'illecito della mancata istituzione dei libri obbligatori (articolo 1, comma 1178 della legge 296/2006) ha natura istantanea. Poiché l'obbligo di istituzione sorge immediatamente prima della messa in uso (articolo 20 del Dpr 1124/ 1965),in caso di violazione si applica la sanzione amministrativa in vigore al momento della commissione dell'illecito. Pertanto, la maxisanzione introdotta con la Finanziaria 2007 — da 4mila a 12mila euro —deve essere applicata soltanto se l'obbligo della messa in uso decorre dal 1ڠgennaio 2007.

L'illegito di omessa istituzione — precisa ancora il ministero — non si realizza quando nel corso dell'accertamento ispettivo siano rinvenuti libri privi di vidimazione, ma sia comunque accertata l'esistenza (presso la sede principale o una delle altre sedi ovvero anche presso lostudio del professionista di cui si avvale il datore di lavoro) di documenti originali vidimati. In questo caso viene contestato l'illecito di omessa esibizione ( articolo 1, comma 1178 della legge 296)o di rimozione dei libri stessi ( articolo21 del Dpr 1124/1965).

L'accertamento circa l'assenza della documentazione obbligatoria e di ogni altra documentazione utile alla verifica della regolare costituzione dei rapporti di lavoro ( per esempio,comunicazioni di assunzione al Centro per l'impiego e invio del codice fiscale all'Inail) deve tenere conto — raccomanda il ministero — «dei tempi tecnici strettamente necessari perché la documentazione possa essere effettivamente portata in visione al personale ispettivo nel luogo di lavoro».I datori di lavoro potranno utilizzare sia strumenti informatici che telematici. In questo caso, si applica la sanzione per la rimozione dei libri obbligatori (articolo 21 del Dpr 1124/1965). Questa sanzione — secondo la circolare del ministero del Lavoro del 29 marzo 2007 — si riferisce a ciascuno dei libri obbligatori ed è pari nella misura ridotta di 250 euro o 50 euro, a seconda che il datore di lavoro sia o meno tenuto all'assicurazione Inail.

In caso di più sedi di lavoro, nelle quali dovranno essere conservate copie dei libri obbligatori, i datori di lavoro potranno dichiarare la loro conformità rispetto agli originali, quando — pur avvalendosi di un professionista — conservano gli originali del libro di matricola e del libro di paga e non hanno effettuato la comunicazione preventiva di cui all'articolo 5 della legge 12/1979.

Il ministero precisa che per il libro di paga la conformità va intesa rispetto al registro presenze, anche "per estratto", cioè con la sola indicazione dei lavoratori effettivamente impiegati nello specifico luogo di lavoro.

Con la nota di ieri, il ministero è dunque tornato sulle misure contenute nella legge Finanziaria 2007, dopo la circolare del 29 marzo 2007. La violazione dell'obbligo di istituire un libro paga e un libro matricola (articoli 20, 21 e 26 del Dpr 1124/1965) è punita con la maxi sanzione della Finanziaria (da 4mila a 12mila euro).Ciò si verifica — secondo la cicolare di marzo — quando il datore di lavoro sia del tutto sprovvisto dei documenti (e non nell'ipotesi in cui li abbia semplicemente rimossi dal luogo di lavoro) e quando ha in uso documenti non vidimati dagli Istituti previdenziali ovvero non dichiarati conformi all'originale da parte del consulente del lavoro, da altro professionista abilitato o dallo stesso datore di lavoro.

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