Party aziendali, ricevimenti per ricorrenze nazionali e religiose, inaugurazione di nuove sedi e uffici. Sono tutte spese di rappresentanza, e quindi deducibili, agli occhi del Fisco, purchè si documenti il tipo di destinatari dei costi. Chiarimenti su queste e altre spese - come quelle per viaggi turistici organizzati dall'impresa, in cui siano in programma «significative» promozioni dei propri beni e servizi, opportunamente documentate - sono indicati nella circolare 34/E dell'Agenzia delle Entrate, che illustra le modifiche alla deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito d'impresa, introdotte dalla Finanziaria 2008, alla luce del decreto del ministero dell'Economia del 19 novembre scorso. In particolare, il documento si sofferma sui criteri e i nuovi limiti quantitativi di deducibilità delle spese sostenute a partire dall'anno di imposta 2008, sugli obblighi documentali e dichiarativi richiesti, e sulle ricadute delle nuove norme sulla disciplina Iva.
Spese di rappresentanza, le quattro virtù fiscali
Gratuità, finalità promozionali o di pubbliche relazioni, ragionevolezza e coerenza con le pratiche commerciali di settore. Queste le quattro caratteristiche che qualificano le spese di rappresentanza e le rendono inerenti all'attività d'impresa. La circolare spiega che per finalità promozionale s'intende la divulgazione sul mercato dell'attività svolta, dei beni e servizi prodotti, a beneficio dei clienti attuali e potenziali. Nelle pubbliche relazioni va inquadrato tutto ciò che serve a diffondere o a consolidare l'immagine dell'impresa e ad accrescerne l'apprezzamento presso il pubblico, senza una correlazione diretta con i ricavi.
Trattamento speciale per le "start up"
L'ammontare delle spese deducibili è calcolato in base ai ricavi e agli altri proventi della gestione. Se l'importo delle spese di rappresentanza sostenute nell'esercizio è sotto il limite di congruità, lo scarto non si potrà utilizzare per alzare il tetto e coprire spese negli anni successivi. Fanno eccezione le spese sostenute dalle imprese in fase di start up, in cui i ricavi sono pari a zero: in questo caso la deducibilità dei costi potrà essere differita anche all'anno dopo il conseguimento dei primi ricavi.
Deducibilità no limits per ospitare clienti e personalità di richiamo
Non sono spese di rappresentanza e, quindi, hanno deducibilità piena i costi sostenuti nell'ambito di fiere, mostre ed eventi simili, in cui devono essere esposti i beni e i servizi prodotti dall'impresa, oppure in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive d'impresa. Si tratta di manifestazioni particolari, in cui l'impresa partecipa esponendo i propri beni e servizi e in cui s'incontrano compratori e altre persone con forte interesse commerciale. Queste spese sono interamente deducibili perchè direttamente legate a ottenere ricavi. È da escludere la deducibilità integrale delle spese sostenute per vitto e alloggio dei giornalisti o degli agenti d'impresa, che non sono clienti.
Le spese sostenute dalle imprese organizzatrici dell'evento (fiere, mostre e simili) per l'ospitalità di personalità del settore, di richiamo per la manifestazione (come ad esempio esperti del mondo scientifico, che tengono conferenze nel settore oggetto delle manifestazione), possono essere trattate come costi pertinenti all'organizzazione e, quindi, interamente dedotti. Condizione essenziale per la piena deducibilità dei costi è che li sostenga l'impresa organizzatrice non la società espositrice.
