Descrizione
La circoscrizione territoriale di competenza del Tribunale copre i 67 comuni della provincia e serve una popolazione complessiva di oltre 200.000 abitanti.
Ad un Presidente e a tre Magistrati Dirigenti si aggiungono nove Magistrati Giudicanti, compreso chi svolge le funzioni del GIP (Giudice per le Indagini Preliminari) e del GUP (Giudice dell'Udienza Preliminare).
Lo staff dei cancellieri e degli operatori è rappresentato da 35 professionisti suddivisi in Cancellieri ed Operatori a cui si sommano altre 14 unità fra Ufficiali Giudiziari e Operatori Giudiziari.
Storicamente nei tribunali si soffre di problemi legati alla tempistica e alle scarse risorse a disposizione, che a volte si manifestano con carenza di cancelleria, difficoltà di comunicazione, poca velocità e flessibilità nella gestione delle pratiche. Tuttavia chi lavora in un tribunale, dal magistrato, al cancelliere, all'addetto amministrativo, deve operare con grande professionalità e in condizioni che non sempre sono delle più semplici. Anche gli avvocati sono chiamati ad operare in condizioni del tutto simili con l'unica differenza di rappresentare la controparte dei precedenti.
Il volume di fascicoli e di faldoni trattati è imponente e perciò tutte le attività di gestione che riguardano una tale massa di documenti sono sempre state critiche in ogni loro passaggio: dalla creazione, alla catalogazione, consultazione e archiviazione.
Un‘esigenza molto sentita, che oltretutto trova grande riscontro e valenza legale nel titolo IV della Costituzione Italiana, è la capacità del sistema giudiziario di assicurare 'condizioni di parità' fra le parti in causa relativamente alla conoscenza degli atti processuali e, dunque, all'equivalente capacità di accesso alle documentazioni processuali.

In condizioni consuete è molto faticoso e complesso poter:
• accedere agli uffici di Cancelleria,
• portare nel proprio ufficio faldoni di carta pesanti qualche decina di chili,
• consultare e studiare tali atti in forma cartacea.
Con queste premesse, al Tribunale di Cremona, è stato considerato fondamentale garantire il rispetto della piena accessibilità alle informazioni sia agli avvocati sia al personale interno, con particolare attenzione alle persone diversamente abili.
Si trattava dunque di realizzare un progetto, con le risorse disponibili all'interno del Tribunale, senza stravolgere l'organizzazione e le prassi operative consolidate, cercando di assicurare condizioni operative equivalenti per tutti i soggetti che interagiscono e intervengono nella realizzazione di un fascicolo processuale.

Obiettivi del progetto
Per dare una risposta alle esigenze evidenziate ha preso vita il progetto di DIGIT - Distretto Corte d'Appello di Brescia - che prevedeva la digitalizzazione dei fascicoli processuali penali.
Si è ritenuto che la trasposizione integrale dei fascicoli cartacei su formato elettronico (PDF), opportunamente costellato di appositi segnalibri elettronici (TAG), consentiti dalle più recenti tecnologie disponibili, avrebbe esteso anche al settore giudiziario i vantaggi della Information Technology e avrebbe abbattuto ben due barriere di entrata:
• quella rappresentata dalla massa e dalla scarsa maneggevolezza dell'equivalente cartaceo e
• quelle architettoniche conseguente all'organizzazione degli uffici poco adatti all'esercizio della professione forense e/o giudiziaria da parte di persone disabili.
In senso più pratico si volevano raggiungere i seguenti obiettivi:
• fornire un servizio copie (da rendere disponibile via Web garantendo la sicurezza del documento e dei dati sensibili contenuti attraverso politiche di sicurezza direttamente collegate al documento) di tutto il contenuto dei fascicoli penali per i difensori;
• consentire una piena navigabilità all'interno del fascicolo digitale con segnalibri e ricerche full text; • incrementare in maniera esponenziale la possibilità di conoscenza degli atti processuali;
• garantire l'effettiva condizione di parità fra le parti processuali nella conoscenza degli atti processuali ex art 111 Costituzione;
• utilizzare una soluzione universalmente disponibile e gratuita (il Reader di Adobe) che non implicasse onerosi costi di investimento SW – HW ad alcun operatore di Giustizia;
• garantire sia la piena compatibilità della banca dati ottenuta con qualsiasi altro sistema di archiviazione organizzata eventualmente disponibile,
• assicurare la piena compatibilità con ulteriori sistemi di workflow adatti a gestire fin dall'origine l'iter di un fascicolo processuale penale e dei suoi documenti in formato digitale;
• applicare politiche di controllo elettronico capaci di consentire un efficace gestione degli accessi ai documenti digitalizzati anche nella delicata fase delle indagini preliminari, sia all'interno della LAN che all'esterno dei palazzi di Giustizia
• attivare dei servizi on-line di richiesta e trasmissione dei fascicoli processuali digitali, rispettosi delle politiche di sicurezza associate, tramite la Posta Elettronica Certificata (PEC)
• redigere e formalizzare i provvedimenti giudiziari (sentenze) proteggendoli e certificandoli con la firma digitale
• assicurare la piena "trasparenza" ad innovazioni legislative, che non vanno ad incidere con costi di progettazione (SW e HW) sull'organizzazione realizzata.
Si puntava, inoltre, alla creazione di un sistema che riuscisse ad operare secondo le logiche di una maggiore funzionalità, di una migliore economicità ed eco-compatibilità che, rispettivamente, consentissero una drastica riduzione del consumo di carta ed il contenimento del tasso di inquinamento ambientale dovuto al toner delle stampanti, eliminando di fatto i relativi costi di smaltimento ed aumentando la qualità e il livello del lavoro degli addetti impiegati

La soluzione
Nell'Ottobre del 2003 il Tribunale di Cremona, con la collaborazione del CISIA (Coordinamento Interdistrettuale Sistemi Informativi) di Milano e della DGSIA (Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati), avviò, con il progetto DIGIT, la sperimentazione diretta ad acquisire in formato elettronico tutti i fascicoli cartacei che passano attraverso la fase dell'udienza preliminare.
DIGIT sfrutta le potenzialità del formato elettronico adottato per smaterializzare la mole di documenti cartacei che quotidianamente il Tribunale di Cremona produce.
DIGIT, in sintesi, cattura, gestisce, spedisce, archivia documenti e informazioni di ogni genere. Si adegua alle prassi e routine organizzative degli uffici e del personale, creando soluzioni 'dipartimentali' in grado di estendersi ad altri uffici e all'intera organizzazione.
Si tratta di un sistema flessibile, in grado di adeguarsi con semplicità e immediatezza, senza sostanziali costi di riprogettazione, al mutare del quadro legislativo, della prassi innovativa o del personale. Il valore aggiunto è dato dal fatto che non ha costi di progettazione esterni, consentendo con semplicità allo staff interno la programmazione e gestione del sistema.
AI momento dell'arrivo nella Cancelleria GIP GUP, il fascicolo passa all'ufficio Digit, dove viene acquisito attraverso uno scanner. Tramite un bookbuilder (una applicazione elettronica che consente di "fascicolare" più documenti di argomento omogeneo provenienti da fonti diverse: documenti PDF, documenti cartacei acquisiti mediante scanner, fotografie o immagini a colori e file audio/video) si produce il fascicolo digitale, in formato PDF.
Il fascicolo virtuale non solo è creato ad immagine e somiglianza del documento cartaceo originale, ma ne rispetta anche i criteri di impaginazione cronologica come prescritto dalla legge. L'operatore può inserire i segnalibri necessari a 'navigare' con facilità all'interno del fascicolo digitale (Digit file). Il Digit file viene poi sottoposto a un processo di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e quindi inserito negli archivi di un database documentale accessibile dalla rete interna del Tribunale.
Il fascicolo archiviato in questo formato definitivo, può essere estratto dal database in ogni momento, e può essere riletto a video o stampato in ogni momento tramite un normale Reader di Adobe.

Stato del progetto
Oggi le cancellerie richiamano sui propri PC collegati alla rete del Tribunale tutti i fascicoli che di volta in volta sono necessari per il disbrigo delle pratiche relative alle udienze preliminari, al rinvio a giudizio, ecc. Anche i giudici, i pubblici ministeri possono richiedere la copia digitale dei fascicoli di loro competenza, i primi accedendo direttamente sulla Intranet del Tribunale, mentre gli avvocati possono rivolgersi ad un servizio copie per gli avvocati che viene effettuato o rilasciando il fascicolo, su formato elettronico (pen drive – CD Rom) o su supporto cartaceo oppure utilizzando stampanti di rete, senza più alcun intervento manuale degli operatori. Ovviamente il formato digitale è preferito perché per l'avvocato è più facile crearsi una approfondita e costante conoscenza degli atti ricaricando il fascicolo sul proprio PC ove può:
• effettuare ricerche all'interno dei singoli fascicoli digitali (per esempio tutti i riferimenti di un numero di telefono, di un nome o di una qualsiasi stringa)
• estrapolare, parti da inserire nei propri provvedimenti (sia come immagine non modificabile sia come 'testo' sul quale intervenire a piacere),
• migliorare in maniera esponenziale – nella piena attuazione dell'articolo 111 della Costituzione – la propria effettiva conoscenza degli atti e delle informazioni processuali.
Alla conclusione dell'udienza preliminare, la produzione di atti cartacei maturata viene a sua volta passata all'ufficio Digit ove, inserita nel documento digitale, viene resa disponibile per l'utilizzo successivo (appello, archiviazione definitiva, giudizio in fase dibattimentale).
Attualmente i giudici, i pubblici ministeri, i cancellieri e i difensori che operano nel Tribunale di Cremona possono contare sulla disponibilità di oltre:
• 450 fascicoli digitali, per 250.000 pagine di atti
• 2.600 sentenze in formato digitale, di cui alcune depositate ab-origine con firma digitale, per la ricerca giurisprudenziale, le annotazioni di cancelleria e le copie.

Il ritorno sugli investimenti fatti appare molto interessante. Si è calcolato che, grazie alla cessione ai difensori delle copie in formato digitale - ed una volta detratto il costo di ammortamento del software, hardware e della forza lavoro - in 3 anni il sistema DIGIT produce ricavi pari a 356.000 Euro, con 6 milioni di fogli di carta risparmiati.
È anche sostanziosamente diminuito il consumo di toner e di altri prodotti chimici inquinanti, con conseguente ed importante calo dei rischi sanitari dipendenti dall'esposizione del personale a tali sostanze, associato ai costi di smaltimento dei rifiuti.
Il sistema - senza contare le altre rilevanti economie di scala – ha raggiunto il punto di pareggio economico presso il tribunale di Cremona con l'acquisto da parte degli avvocati del 50% delle copie in formato digitale, con un trend di crescita della domanda del servizio digitale del &10%.
Le proiezioni per il dimensionamento distrettuale individuarono il punto di pareggio al 46%. E' atteso un incremento esponenziale della domanda quando saranno attivati i servizi di rilascio delle copie digitali on - line.

DIGIT è attualmente dimensionato – e reso immediatamente operativo - con l'apporto di soli 4 nuovi operatori per:
• digitalizzare 3.500 fascicoli processuali penali, per equivalenti 1,8 – 2 milioni di pagine (100% dei fascicoli che passano attraverso le Udienze Preliminari dei Tribunali del Distretto C. A. di Brescia)
• trasmettere alla Procura Generale, per il visto attraverso PEC, tutte le sentenze penali del Distretto
• trasmettere alla Corte d'Appello, per l'impugnazione, tutti i fascicoli processuali in formato digitale relativi ai procedimenti che si sono definiti alI 'udienza preliminare
• Gestire tutti i diritti di accesso ai documenti – interno/esterno alla Rete Giustizia - tramite l'applicazione di politiche di sicurezza sul documento stesso, che consentono la gestione dei diritti da parte dell'Amministrazione ovunque il documento si trovi (presso l'avvocato, il cittadino, home working magistrati) richiedendo semplicemente un collegamento Internet

Sviluppi futuri
DIGIT è "per natura" destinato ad un costante sviluppo. In particolare è possibile integrarlo con:
- sistemi di workflow destinati a gestire i file Digit e ad aumentare la produzione di documenti elettronici con firma digitale per la costante diminuzione dei supporti cartacei
- sistemi di collaborazione on-line, al fine di consentire la partecipazione via Web delle parti processuali all'udienza e alla vita processuale, abbattendo costi di trasferimento e di attesa, sempre assicurando alti standard di sicurezza sulle informazioni trattate (documentali, sessioni Web – conference, audio/video), ma con incrementale effettiva conoscibilità delle stesse, abbattendo ancor di più i costi, i tempi, e le barriere organizzative e strutturali del processo italiano.

Note
Da quando il progetto è attivo, e sulla base di verifiche fatte, il personale delle Cancellerie ha sostanzialmente dimezzato i tempi di redazione di un atto. Anche il personale giudicante gode degli stessi vantaggi, per quanto riguarda sia lo studio di un fascicolo, sia la stesura della sentenza.
Per quanto concerne sia il lavoro del Giudice, sia della Cancelleria, i benefici crescono esponenzialmente quando, per complessità o durata del procedimento, aumenta la documentazione e dunque il numero di pagine del fascicolo digitale.
C'è anche grande soddisfazione fra gli avvocati difensori che apprezzano sia il risparmio di tempi (da circa due ore di attesa per le copie si è arrivati a meno di dieci minuti) sia la riduzione dei costi di accesso alle copie dei documenti delle Cancellerie. Essi soprattutto apprezzano la maggiore efficienza che hanno raggiunto sia nel processo di acquisizione di una adeguata conoscenza degli atti processuali , sia nei, banali, ma molto onerosi, problemi di archiviazione presso gli studi delle relative pratiche.
Ulteriori informazioni sono anche disponibili sul sito del Forum PA.