Descrizione del caso

Anors è un’azienda specializzata nelle costruzioni in acciaio per usi industriali e civili e nella produzione di silos di stoccaggio per cemento e polveri. Il settore in cui opera ha le classiche caratteristiche delle aziende che lavorano su commesse di grandi dimensioni: gli ordini non sono particolarmente numerosi ma i margini sono abbastanza interessanti ed il valore globale di una commessa è rilevante.
L’esigenza principale avvertita dall’azienda è stata quella di tenere informati i clienti sullo stato di avanzamento delle commesse: la raccolta delle informazioni ed il loro scambio doveva svolgersi con maggiore efficienza e migliore accuratezza.
Il sistema di rete C.A.D-C.A.M, già utilizzato per la gestione della produzione, è stato quindi affiancato da un sistema di gestione di tutte le informazioni che attraversavano l’azienda in ingresso, in uscita ed al suo interno. La rete informatica già esistente e collaudata ha facilitato la costruzione di una struttura informativa unica che fosse accessibile a tutti gli utenti.
Da un punto di vista tecnico la soluzione consiste nella creazione di “contenitori virtuali”, uno per ogni commessa, all’interno dei quali è inserito tutto il materiale documentale relativo alla stessa. Lo scambio delle informazioni, oltre che per e-mail e fax, avviene con trasferimenti di file (FTP) fra il personale Anors e i responsabili delle aziende committenti.

Il contenitore viene aperto nel momento in cui arriva un nuovo ordine di acquisto da parte di un qualsiasi committente. In questa fase vengono rivisitati tutti i progetti già realizzati al fine di trovare le assonanze e le similitudini di quanto già fatto con la nuova commessa.
Questo lavoro iniziale viene fatto al fine di individuare un budget di commessa che consenta di determinare il prezzo di vendita della commessa stessa.
In questa fase si lavora principalmente all’interno della Intranet.
Alla fine, il contenitore diventa una specie di biblioteca, ove sono registrate tutte le informazioni relative a quell’ordine che il personale della Anors ha pensato di registrare.

Consolidato il lavoro di sviluppo interno, la biblioteca è resa disponibile sulla extranet anche al committente che potrà vederla e consultarla a suo piacimento con due scopi:
- il controllo del rispetto delle specifiche,
- la possibilità di richiedere delle variazioni.
In questa fase infatti il committente può richiedere qualsiasi variazione. La norma di gestione delle variazioni alle commesse è semplice e sicura: il committente non può “scrivere” direttamente le variazioni nel contenitore della commessa, ma può solo inviare una “richiesta” e sarà poi il personale di Anors che riporta dentro il progetto della commessa la variazione desiderata. La richiesta di variazione può toccare qualsiasi settore della commessa, dall’aggiornamento degli aspetti normativi che vincolano le strutture di carpenteria, che variano da paese a paese e, all’interno dello stesso paese, da un giorno all’altro, alla variazione del più piccolo dei dettagli tecnici.
Si sviluppa il progetto operativo con il C.A.D., che è comunque visibile dal committente e dall’assemblatore. Quando la fase di variazione della commessa è assolutamente esaurita la biblioteca viene consolidata e si passa alla fase operativa; si lanciano in produzione le varie sottocomesse in cui, talvolta, è necessario scomporre la commessa intera.
Commercialmente e tecnicamente il committente può ancora avere spazio di possibili variazioni, anche se normalmente, quando richieste, tendono ad essere valutate come un costo aggiuntivo. In ogni caso influiscono di solito sul rispetto dei tempi di consegna.

La regola fondamentale di questa struttura è l’univocità delle informazioni basata sul principio che un certo dato deve essere inserito una sola volta, è disponibile per tutti gli utenti autorizzati, e vive per tutto il processo di sviluppo dell'ordine, dalla sua negoziazione alla sua consegna.
Solo così è possibile avere e mantenere in un'unica struttura tutte le informazioni prodotte dall'origine al termine del progetto mantenendo anche la possibilità di avere sotto controllo la cronistoria complessiva delle varie fasi di sviluppo della commessa: dall’acquisizione dell'ordine, alla consegna comprese tutte le eventuali variazioni sopraggiunte.
Gli stessi utenti hanno responsabilità di completare ed aggiornare i dati e le informazioni di loro competenza.

Vantaggi
La realizzazione del nuovo sistema Intranet-Extranet è stata abbastanza agevole e veloce perché è stata trattata come l’evoluzione della Intranet aziendale esistente.
La difficoltà che usualmente è implicita nella formazione delle risorse umane è stata superata rapidamente perché tali risorse da tempo, con l’introduzione della prima rete interna, avevano preso confidenza con la nuova filosofia di lavoro. Gli sforzi maggiori sono stati dedicati più che altro ad imparare ad utilizzare il nuovo programma: la filosofia di lavoro era già patrimonio culturale acquisito.
La spesa, avendo una rete interna con tre server installati, non ha richiesto grossi investimenti: infatti la piattaforma informatica scelta (Sharepoint) è stata installata sul server che era destinato a Internet e alla posta elettronica. Su questo server sono stati convogliati anche "l'arrivo/partenza" dei fax. Il programma e le necessarie personalizzazioni sono costati circa 10.000 euro ed il tutto è entrato in produzione in due mesi.
I risultati raggiunti sono di notevole valenza perché con un unico strumento si può avere la panoramica complessiva dell'azienda, del suo sviluppo e di tutte le informazioni interne ad essa.
Attraverso la consultazione degli ordini in corso si può ricostruire tutta la loro storia, con la cronologia scandita dalle relative date, documentata da tutti i documenti tecnici, delle e-mail, dei fax e di quant’altro. La consultazione può avvenire dal proprio ufficio o tramite collegamento remoto, sia da parte dei dipendenti Anors, sia da parte dei clienti.

Nello specifico l'introduzione della piattaforma adottata ha permesso di:
- supportare, in fase di progettazione, la comunicazione interna tra i progettisti dell'azienda e il cliente;
- dare al cliente la possibilità di verificare in ogni momento la correttezza delle specifiche a disposizione di Anors, riducendo così i costi ed i ritardi legati agli interventi di rilavorazione;
- consentire al cliente di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori;
- mostrare al cliente le certificazioni e i parametri di qualità che Anors garantisce;
- dare al cliente o all'assemblatore la possibilità di accedere ad informazioni dettagliate per l'installazione.

Ora in Anors la possibilità di raccogliere, organizzare, distribuire e rendere facilmente accessibili le conoscenze aziendali a chi ne ha bisogno, nel momento e nel posto in cui servono, è una realtà. I vantaggi immediati per l'azienda sono:
- notevoli risparmi di tempo per il personale,
- crescita della qualità del lavoro e tempi di reazione più corti nei processi decisionali.