| Denominazione Azienda | Difarco |
| Sede | Via Milano, 1 - 24040 Calvenzano (BG) |
| Provincia | Bergamo |
| Area | Aziende di Distribuzione |
| Tipologia del progetto | Gestione della logistica |
| Area geografica di attività dell’azienda | Nazionale |
| Fatturato aziendale dell’ultimo esercizio | 50.000.000 € |
| Data di avviamento dell’attività di net-economy | 03/2004 |
| Area geografica cui l’attività di net-economy si riferisce | Nazionale |
| Valore dell’investimento iniziale sul progetto | 210.000 € |
| Partnership eventuali sul progetto | Cisco, PSC, M2I |
| Sito web | www.difarco.it |
| Data di aggiornamento della presente scheda | 17/10/2005 |
| Per ulteriori informazioni … | Andrea Pesciani - Tel.: 0363/8605316 |
| IN COLLABORAZIONE CON | Fondata nel 1979 con l’obiettivo di predisporre servizi di stoccaggio, custodia e distribuzione di prodotti farmaceutici e cosmetici, Difarco (da Distribuzione Farmaceutici e Cosmetici) è oggi una delle quattro società (assieme a Nuova Difarco, Phardis e Stock House) di un unico gruppo che operano come partner di aziende nazionali ed internazionali del settore Farmaceutico/Cosmetico. Phardis è concentrata sul settore farmaceutico, mentre le altre si differenziano principalmente per le aziende con cui hanno contratti di partnership.Il gruppo oggi può contare su una struttura logistica concentrata su tre poli rappresentati dai magazzini di Calvenzano (Bergamo), Liscate (Milano) e Piacenza. Difarco, ed il gruppo a cui appartiene, rappresenta la più importante realtà nel campo della logistica dei prodotti di bellezza, e non solo, e gestisce i prodotti dei clienti da quando arrivano in sede fino alla loro predisposizione per la spedizione al punto di vendita. La costante crescita del fatturato e delle aziende servite ha permesso, e permette tuttora, a Difarco di investire in personale e mezzi, creando un circolo virtuoso tra espansione e qualità del servizio offerto.
Ecco alcuni dei numeri più significativi del gruppo:
· 150.000 m2 di area coperta;
· 150.000 posti pallet;
· 10.000/12.000 ordini evasi giornalmente;
· oltre 40 linee di imballo;
· oltre 2.000 m3 di cella frigorifera per prodotti a temperatura controllata. |
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Il Progetto
Le problematiche di un importante cliente che, per la gestione dei propri prodotti, aveva richiesto il dispiegamento di una rete Wi-Fi, portò Difarco a valutare l’introduzione di questa nuova tecnologia nella gestione delle proprie attività.Allora i depositi dell’azienda erano ancora privi di un sistema di radiofrequenza; la sua adozione, inoltre, rendeva necessario avviare un processo di revisione e riorganizzazione interna che richiedeva tempo. Tuttavia la pressione per adottare questa nuova tecnologia si faceva sempre più forte perché i clienti la ponevano sempre più spesso come vincolo contrattuale. Alla fine questa tecnologia fu dispiegata nei 4 depositi (Calvenzano, Liscate, Piacenza e Vailate) nei quali è concentrata oggi l’attività del gruppo proprio a supporto degli operatori di magazzino che si occupano della movimentazione delle merci.La nuova applicazione in rete a radiofrequenza dirige e controlla l’intero processo di movimentazione della merce all’interno dei depositi: essa è stata realizzata per supportare sia le operazioni di carico, quando i prodotti spediti dai clienti vengono controllati e stoccati nei magazzini, sia durante le operazioni di evasione (prelievo, imballaggio e spedizione) degli ordini provenienti dai punti di vendita sparsi sul territorio.
Soluzione Realizzata
L’inserimento della tecnologia basata sulla radiofrequenza, congiunto ad un più razionale e diffuso utilizzo dei codici a barre ed all’adozione di terminali mobili in continua connessione, tramite la rete wireless, con il sistema centrale hanno dato l’avvio ad una profonda innovazione del processo di gestione dei magazzini, resa necessaria, anche, dalla necessità di superare la complessità gestionale raggiunta con il precedente sistema. L’azienda si occupava della logistica di oltre 40 clienti diversi e, di fatto, per ognuno di essi utilizzava un applicativo dedicato; è stato, dunque, necessario come prima fase del progetto unificare su di un unico sistema (IBM AS 400) i diversi applicativi impiegati.Il successivo passo è stato quello dello sviluppo del sistema mobile, ossia delle applicazioni che consentissero di gestire i depositi mediante terminali portatili.I terminali portatili (nel caso specifico i Falcon 340 e 345 di PSC) sono stati progettati per la gestione del magazzino, il controllo delle scorte e la raccolta dati anche all’aperto. Queste attrezzature, dal peso di soli 456 grammi, dispongono di un grande display retro-illuminato a 16 righe, di un tastierino alfanumerico a 38 tasti e di un grilletto per attivare la lettura laser di codici a barre. Il cuore del terminale è costituito da un potente processore 486 a 32 bit, funzionante a 33 MHz, con 8 MB di RAM e 2 MB di ROM flash.La rete all’interno dei singoli magazzini, che consente ai terminali mobili di comunicare con i server aziendali sui quali vengono caricati i dati e che sono in collegamento con l’AS/400, è una rete Wi-Fi IEEE 802.11b, con ampiezza di banda garantita di 11 Mbps. Il pacchetto dati che circola è molto ridotto, pertanto non crea alcun problema di velocità delle comunicazioni.
Gli access point, il cui numero e struttura è in funzione della morfologia e delle dimensioni del singolo deposito, sono Cisco, scelti per la loro qualità e l’affidabilità dell’azienda fornitrice.Le comunicazioni tra le diverse sedi avviene tramite rete IP di dati e voce fornita da Telecom Italia che copre tutti gli stabilimenti interessati.Il sistema realizzato rende disponibile sui terminali portatili tutti gli applicativi di gestione delle operazioni di magazzino. In questo modo gli addetti di Difarco possono svolgere la loro attività guidati dal sistema centrale e comunicano immediatamente ad esso quello che hanno fatto e le eventuali anomalie. Le applicazioni del sistema centrale guidano la predisposizione della merce, il prelievo dei prodotti e la loro predisposizione per il carico. Inoltre con la lettura dei codici a barre si ha un continuo controllo sul processo, tutti i passi sono monitorati e gli errori vengono segnalati direttamente sul terminale, così da impedire eventi indesiderati. La revisione ha portato con sé notevoli cambiamenti specialmente nell’attività degli addetti ai depositi che ora operano in un modo assolutamente più efficiente e preciso. Prima dell’introduzione della rete Wi-Fi e dei terminali mobili tutto il sistema era gestito tramite comunicazioni basate sul supporto cartaceo ed era organizzato in quattro passi principali.Il processo cominciava con il caricamento manuale delle bolle d’accompagnamento (data entry fatto da impiegate) della merce in arrivo nel sistema centrale. Solo quando le bolle erano caricate nel sistema i prodotti erano “riconosciuti” come presenti in magazzino.Una volta caricate le bolle l’applicazione elaborava una lista di stoccaggio dei prodotti arrivati.
Il procedimento per la disposizione a magazzino della merce prevedeva la stampa di una lista dei colli che dovevano essere disposti sugli scaffali, sulla quale venivano indicate le quantità e la locazione dove andavano posizionati. I magazzinieri seguivano le indicazioni riportate sulla carta e spuntavano manualmente tutti i prodotti che avevano lasciato nella posizione corretta. In maniera analoga venivano eseguite le operazioni di picking (prelievo). Gli operatori di magazzino operavano sempre in base alle informazioni presenti su liste di prelievo cartacee elaborate dall’applicazione sulla base degli ordini giunti a Difarco. Le anomalie riscontrate, costituite principalmente dalle differenze fra lista di prelievo e quanto realmente presente a magazzino su un certo scaffale, erano notificate verbalmente dai magazzinieri ai responsabili del sistema di elaborazione o ritornando dal magazzino agli uffici o utilizzando postazioni appositamente predisposte in magazzino. Naturalmente il processo era molto vincolato al modo di operare dell’addetto e alla sua volontà. Uno dei problemi più gravi era rappresentato dal fatto che non erano disponibili i dati del lotto di produzione, informazione indispensabile per una buona gestione del magazzino che obbligava a levare i prodotti dall’imballo e trattarli singolarmente.Il nuovo processo è ancora attivato dal caricamento dei dati delle bolle nel sistema, ma ogni prodotto in entrata è identificato con un codice a barre che riporta le informazioni critiche (data di arrivo, lotto di produzione, data di scadenza) e che lo accompagna per tutto il percorso interno da una fase all’altra delle attività sia di carico, sia di stoccaggio, sia di scarico e spedizione. Le informazioni contenute nel codice a barre sono rilevate dai terminali portatili collegati alle rete Wi-Fi. Così è possibile ottenere un inventario rapido e a prova di errore. Il processo di caricamento a magazzino è molto semplificato. Una volta che i dati delle merce in ingresso sono stati acquisiti dal sistema centrale, sui terminali mobili di ciascun magazziniere, sempre via Wi-Fi, compare la lista di disposizione a magazzino della merce che gli compete.
L’indirizzamento al magazziniere è possibile perché anche lui è riconosciuto dal sistema da un proprio codice a barre che lo identifica univocamente. Il magazziniere esegue quanto indicato nella lista e, sempre tramite il terminale mobile, dà conferma della disposizione di ciascun prodotto nello scaffale assegnato leggendo sia il codice a barre del prodotto, sia il codice a barre dello scaffale. Il terminale mobile conferma la correttezza dell’associazione dei due codici. Il processo d’allestimento di un ordine (picking della merce) richiede una maggiore interazione con il sistema wireless. Il sistema centrale definisce il percorso di prelievo - ovvero il percorso ottimale all’interno del deposito che il magazziniere dovrà seguire per non fare inutili giri per allestire l’ordine che gli è stato assegnato - e lo rende disponibile sul suo terminale mobile. Il magazziniere si procura un cartone per allestire l’ordine, stampa un’etichetta autoadesiva con un codice a barre che identifica in modo univoco l’allestimento che sta preparando, applica l’etichetta al cartone e inizia il giro di prelievo. Per ogni pezzo prelevato farà leggere al suo terminale mobile i codici di: scaffale, prodotto, e allestimento.
L’integrità e la correttezza dell’evasione dell’ordine sono così garantite e sono ulteriormente certificate da un controllo finale. Tutti i cartoni, infatti, una volta pronti sono disposti sui banchi di carico, ognuno dei quali è dedicato ad un singolo vettore che si occupa del trasporto. Il contenuto dei cartoni, prima di essere consegnati al trasportatore, sono controllati ancora una volta facendo rileggere i codici dei prodotti contenuti e il codice del cartone che li contiene. Se tutto è conforme si stampa la packing list che è associata al cartone.A questo punto è possibile stampare la bolla d’accompagnamento e il vettore parte per il giro di consegna. Le anomalie più frequenti riguardano le quantità dei prodotti. Quando il sistema rileva un’anomalia di questo tipo blocca il processo segnalandola a chi di dovere. Per alcuni clienti è ancora funzionante un sistema di gestione misto, che prevede l’impiego abbinato di carta e terminali portatili: si stampa ancora la lista di prelievo, ma tutti i controlli sono effettuati con il terminale mobile e le etichette dei cartoni, talvolta sono stampate a posteriori, cioè sono preparate solo dopo aver riempito un cartone.Questo perché ogni cliente ha le proprie necessità e pertanto sono state create applicazioni leggermente diverse fra di loro, seguendo le indicazioni derivate dall’esperienza, ma che comunque seguono una linea guida comune.
Stato del Progetto
L’idea di dotare i depositi Difarco della radiofrequenza nacque nel 2002, ma l’esigenza di unificare in un unico sistema gli applicativi, la scelta dei fornitori dell’infrastruttura di rete e dei terminali mobili nonché lo sviluppo del sistema mobile per la gestione dei depositi mediante terminali portatili connessi in modalità Wireless ha fatto si che solo nel gennaio 2003, dopo che tutte le prove avevano dato esito positivo, si potesse attivare concretamente il primo impianto Wi-Fi. In breve tempo la tecnologia wireless si è diffusa nei vari stabilimenti e la situazione si può considerare tuttora in divenire, perché sono frequenti le evoluzioni dei sistemi e numerose le innovazioni proposte.Inizialmente gli utenti hanno mostrato perplessità circa i benefici derivanti dall’applicazione che è stata percepita come una complicazione eccessiva delle operazioni. L’estrema semplicità d’utilizzo e d’interazione con il sistema ha da sola facilitato, in breve, l’accettazione del sistema.Gli utilizzatori, inoltre, sono quasi totalmente stranieri che hanno difficoltà con la lingua italiana e nel dialogo con i colleghi di nazionalità differente. Il nuovo sistema ha permesso di ridurre al minimo la necessità di comunicazione vocale; se si pensa che solo nel magazzino di Piacenza si parlano 10 lingue diverse risulta chiaro quali siano stati i vantaggi per l’utente.Avere a disposizione uno strumento come il terminale portatile, infine, gratifica chi lo utilizza, poiché si sente valorizzato rispetto ad altri che non hanno questo tipo di dotazione. Anche l’estrema semplicità d’interazione ha facilitato l’accettazione dell’applicazione.
Vantaggi
La realizzazione di un sistema wireless era necessaria pena la perdita dei clienti che la richiedevano e perciò non è stata svolta una valutazione preventiva della convenienza del progetto. Successive analisi hanno però dimostrato che la soluzione ha consentito di liberare risorse del personale di magazzino e ripagare solo così gli investimenti in breve tempo.L’applicazione descritta ha, poi, creato per Difarco nuove opportunità di business; molti clienti, infatti, avevano posto come condizione che i magazzini dell’azienda fossero coperti dalla rete Wi-Fi, anche nuovi rapporti sono stati avviati grazie alle moderne modalità di gestione.A livello operativo il beneficio più rilevante è rappresentato dalle dimensioni della riduzione degli errori durante il processo, in generale superiore al 90%. Per uno specifico cliente, in particolare, per il quale sono state emesse in un anno 40.000 bolle con circa 1.000.000 di righe d’ordine, sono stati segnalati in tutto 6 errori. Si è valutato che gli errori evitati in un solo mese possono ripagare i costi attribuibili ad un cliente per l’attivazione della rete. Importante è stata anche la riduzione dei costi generata dalla diminuzione del personale: ogni addetto, infatti, costa circa 12 € ogni ora. Sempre a titolo d’esempio può essere citata la situazione legata alla gestione di un cliente che prima dell’introduzione della radiofrequenza era seguita da 14 persone, mentre ora gli addetti sono stati ridotti a 12. Sono, infine da considerare anche i miglioramenti indotti sulla qualità e tempestività del servizio reso al cliente.
Sviluppi Futuri
Attualmente sono stati ordinati altri 16 terminali mobili e si pensa di arrivare ad averne 140 pistole entro la fine dell’anno. Ogni nuovo stabilimento che sarà costruito in futuro sarà dotato della copertura Wi-Fi.Nel corso dell’anno è prevista l’attivazione, nel deposito piacentino di una nuova applicazione per la gestione degli abbassamenti, ovvero del rifornimento delle locazioni che risultano prive di prodotti. L’intero processo sarà automatizzato, tutte le comunicazioni avverranno tramite i terminali mobili con la semplice pressione di tasti funzionali.
