Per gli adempimenti connessi all'amministrazione del personale, i documenti dei datori di lavoro possono essere tenuti anche presso lo studio dei consulenti del lavoro (e dei commercialisti e degli avvocati, secondo la legge 12/1979) previa comunicazione alla Dpl.
Al momento dell'assunzione, il datore di lavoro consegna al lavoratore – prima dell'inizio della prestazione – copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro trasmessa telematicamente al servizio competente. I prospetti per determinare le assuzioni "obbligatorie" sono inviati solo telematicamente e riportano: il numero complessivo dei dipendenti, il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva, nonché i posti di lavoro e le mansioni disponibili. Il prospetto inviato fa fede fino a quando non muti la situazione occupazionale
