Tra gli elementi che devono essere indicati nel libro unico del lavoro, l'articolo 39 del Dl 112/08 (convertito dalla legge 133/08) include le somme a titolo di rimborso spese, senza specificare se si tratta di rimborsi esenti o imponibili (fiscalmente e previdenzialmente).
La formulazione generica della norma porta a ritenere che l'obbligo di registrare i rimborsi é generalizzato e vale, quindi, anche per quelli esenti. Tuttavia, mentre da un lato questa interpretazione rispecchia il testo normativo, dall'altro sembra in conflitto con la logica semplificatrice della disposizione, che in questo modo introduce un obbligo prima non previsto. Poiché questo è uno dei punti al centro dell'attenzione degli operatori, il ministero del Lavoro ha fornito una prima spiegazione nel vademecum. Nella risposta numero 11 della sezione B, i tecnici ministeriali hanno affermato che i rimborsi vanno sempre registrati, anche se sono esenti fiscalmente e contributivamente precisando, inoltre, (in linea con la norma) che «la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo».
Restava da capire che cosa il ministero intendesse per «importi marginali o non ricorrenti». Si è tentato di risolvere il dubbio durante il Forum Lavoro 2009, chiedendolo agli stessi rappresentanti ministeriali. Con una ulteriore risposta é stato precisato che «la ricorrenza va intesa come non occasionalità e la marginalità come scarsa rilevanza economica con riferimento alla retribuzione annua complessiva di riferimento». In quella stessa occasione, il ministero ha aggiunto che «in tali casi le sanzioni da applicare saranno quella della omissione nelle ipotesi in cui il dato non inserito abbia riflessi contributivi fiscali o retributivi ovvero il dato non venga inserito nonostante esplicita diffida dell'ispettore». La sanzione sarà invece quella, più lieve, prevista per la violazione del comma 3 dell'articolo 39 (da 100 a 600 euro) in caso di assenza di riflessi sul piano contributivo, fiscale o retributivo o di inserimento del dato sul Libro successivamente alla richiesta dell'ispettore».
Quest'ultima affermazione è apparsa poco convincente perché sostenere che l'omissione di un importo corrisposto a titolo di rimborso spese possa essere sanzionato, pur in assenza di riflesso sul piano contributivo fiscale e previdenziale appare in contrasto con la norma (articolo 39, comma 7) in base alla quale «salvo i casi di errore meramente materiale, l'omessa o infedele registrazione dei dati di cui ai commi 1 e 2 (e i rimborsi spese sono previsti nel comma 3) che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro e se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 500 a 3000 euro». Ne consegue pertanto che è sanzionabile solo l'omissione di importi che hanno riflessi contributivi, fiscali e retributivi.
Se un dipendente va in trasferta e paga il ristorante e l'albergo, il relativo rimborso (a cura del datore di lavoro) è esente dal punto di vista fiscale e previdenziale, perché così prevedono le disposizioni fiscali e previdenziali (articolo 51, comma 5 del Tuir). Non ha inoltre nessuna rilevanza sul piano retributivo, perché erogato a titolo di reintegrazione patrimoniale e non come corrispettivo per la prestazione svolta. Si ritiene pertanto che la sua eventuale omissione o anche ritardo nella registrazione non possa essere sanzionata. Le stesse considerazioni possono valere anche per risolvere gli interrogativi sul periodo in cui gli importi corrisposti ai dipendenti a titolo di rimborso debbano essere eventualmente registrati sul libro unico.
Il ministero, nella risposta n° 29, sezione A, del vademecum, include i rimborsi spese tra le voci che possono essere differite in base all'articolo 1 del Dm 9 luglio 2008. Questo vuol dire che dovrebbero essere registrati entro 30 giorni dalla loro «maturazione» e quindi entro il periodo di paga successivo a quello in cui la spesa è stata sostenuta. Tuttavia il differimento riguarda «i dati variabili delle retribuzioni» e quindi importi che hanno natura retributiva. Ai rimborsi spese non è possibile attribuire questa natura e quindi si ritiene che la registrazione possa essere effettuata liberamente dall'azienda.
