La fattura elettronica non ha mutato le regole normative per la predisposizione delle fatture stesse. Ciò che cambia è chiaramente il formato del documento che consta, ora, di un file in Xmlconforme alle specifiche tecniche (allegato A al provvedimento 30 aprile 2018, aggiornate al 21 dicembre 2018). Inoltre, per procedere all’invio del file xml non è più sufficiente una mail indirizzata direttamente al destinatario, ma occorre dotarsi di un servizio in grado di interagire con il Sistema di interscambio (Sdi), che dal 1° gennaio 2019 è il “postino ufficiale” di tutte le e-fatture: perciò sarà tale sistema a occuparsi della trasmissione della fattura al destinatario, una volta superati i controlli formali sul file.

Fattura elettronica, l'ABC per capire la rivoluzione

Scelta del provider

Occorre dotarsi di un programma o una app da utilizzare su computer, tablet o smartphone in grado di generare il file xml conforme.

Sarà necessario valutare se affidarsi a uno dei provider disponibili sul mercato o se può bastare il servizio gratuito delle Entrate nel sito «Fatture e corrispettivi». Generare un file Xmlequivale a compilare un form sulla schermata del proprio dispositivo, seguendo passo passo le informazioni richieste.

Compilazione

In passato era sufficiente inserire i soli elementi indicati dall’articolo 21 Dpr 633/1972, nel compilare la fattura; mentre ora sono richieste informazioni aggiuntive, per l’invio della fattura attraverso lo Sdi. Anzitutto va attribuito un codice in base alla tipologia di fattura che si emette, tra quelli riportati nelle specifiche tecniche: TD01 fattura e autofattura; TD02 acconto/anticipo su fattura; TD03 acconto/anticipo su parcella; TD04 nota di credito; TD05 nota di debito; TD06 parcella; TD20 autofattura in base all’articolo 6 Dlgs 471/1997.

Altra informazione fondamentale è il Codice destinatario: un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale di trasmissione prescelto dal destinatario della fattura. Esso può corrisponde a:

uno dei codici che lo Sdi attribuisce ai soggetti, con canale accreditato in ricezione, che ne abbiano fatto richiesta attraverso la funzione «Richiesta codici destinatario B2B» presente sul sito www.fatturapa.gov.it;

«0000000», nei casi di fattura destinata a chi riceve tramite Pec e questa sia stata indicata nel campo «PecDestinatario»;

«XXXXXXX», in caso di fattura emessa verso non residenti, non stabiliti, non identificati in Italia, e inviata allo Sdi per trasmettere i dati di cui al comma 3-bis dell’articolo 1 del Dlgs 127/2015 (cosiddetto esterometro).

Va sottolineato che se non si conosce tale codice o la Pec del proprio cliente, per ricevere/emettere la fattura sarà sufficiente utilizzare il codice di default «0000000» e la fattura verrà recapitata dallo Sdi nell’area riservata del destinatario. È sbagliato pensare che in assenza di tale informazione non si possa procedere all’invio della fattura.

Trasmissione del file Xml

Una volta compilata la fattura in tutte le sue parti e generato il file Xml, lo si deve trasmettere al Sistema di interscambio attraverso uno dei seguenti canali di trasmissione, anch’esso da scegliere in base alle esigenze strutturali dell’operatore: posta elettronica certificata; servizi informatici messi a disposizione delle Entrate; provider che utilizzano il servizio “SdiCoop” o quello basato su protocollo Ftp.

La fattura di norma va trasmessa entro le ore 24del giorno di effettuazione dell’operazione (salvo i casi di fattura differita, che può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo). Fino al 30 giugnoè possibile trasmettere la fattura entro il termine per la liquidazione periodica dell’Iva, per facilitare a tutti nella fase iniziale di avvio e con una sanzione ridotta dell’80% nel caso che ciò avvenga entro il termine per la liquidazione periodica dell’Iva successiva. Le Entrate hanno chiarito a Telefisco 2019 che la moratoria delle sanzioni non riguarda l’omesso versamento Iva, che sarà punito per intero (salvo applicazione del ravvedimento).

Da luglio 2019 entreranno in vigore le norme del decreto fiscale 119/2018 secondo cui la fattura può essere emessa entro dieci giorni dal momento dell’operazione.

Scarto della fattura

La fattura si considera regolarmente emessa se supera con successo i controlli dello Sdi, il quale la recapiterà all’indirizzo telematico del destinatario. Lo Sdi ha tempo cinque giorni per i controlli e per comunicare l’esito al soggetto emittente. In caso di scarto l’emittente ha cinque giorni effettivi (non lavorativi) per riemettere la stessa fattura corretta dell’errore. Pertanto, occorre monitorare attentamente l’esito del controllo e agire di conseguenza.

Consultazione e conservazione

Quando la fattura è correttamente compilata, lo Sdi invia all’emittente una ricevuta di consegna che decreta il buon fine di tutta l’operazione.

La fattura va poi annotata nei registri Iva seguendo le regole degli articoli 23 e 25 del Dpr 633/1972 e infine conservata elettronicamente seguendo le norme del Dlgs 82/2005 (Cad) e del Dm 17 giugno 2014. All’interno del sito «Fatture e corrispettivi» è possibile consultare, dopo adesione (secondo quanto previsto al paragrafo 1.1, lettera g, del provvedimento del 21 dicembre 2018), gli originali delle fatture elettroniche emesse e ricevute fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di emissione/ricezione. L’accesso è possibile con Spid, Fisconline oppure Cns.

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