Nell’esercitare il ruolo da titolare del trattamento dei dati personali dei singoli condòmini, l’amministratore deve sempre agire con cautela ed equilibrio, evitando di commettere errori che potrebbero causargli guai seri. È indubbio che sotto le sue mani passi una quantità notevole di informazioni, alcune delle quali prettamente personali contenenti dati sensibili, che quindi non possono essere divulgate, a meno che la legge, in determinati casi, non lo consenta. Si pensi, ad esempio, ai dati anagrafici e agli indirizzi, utilizzati dall’amministratore per convocare l’assemblea; alle quote millesimali dei singoli proprietari, necessarie per una corretta ripartizione delle spese comuni. O ancora ai numeri telefonici e agli indirizzi di posta elettronica, entrambi mezzi utili per comunicare con i condòmini.

L’amministratore è a conoscenza di queste informazioni e può farne uso, a patto che servano a compiere il suo ruolo, se rientrano cioè nell’attività di gestione e amministrazione delle parti comuni. Addirittura, l’articolo 63, comma 1, delle Disposizioni di attuazione al Codice civile, dispone che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai creditori condominiali che lo interpellino, i dati dei condòmini morosi. In tutti gli altri casi, al contrario, l’utilizzo può essere considerato improprio e il professionista subire una sanzione.

Quali informazioni in bacheca

Lo stesso amministratore, subito dopo la nomina, è tenuto a fornire i propri dati anagrafici e professionali, indirizzo, numero di telefono, email, codice fiscale e, qualora l’edificio sia gestito da una società, la denominazione e la sede legale di quest’ultima. Tutte queste informazioni devono essere affisse nella bacheca condominiale, che solitamente si trova nell’atrio dell’edificio.

Sulla bacheca l’amministratore può segnalare informazioni di carattere generale: gli orari della raccolta differenziata, eventuali avvisi su interruzioni di servizi (acqua, gas, luce), il numero di telefono del portiere (sempre che quest’ultimo abbia dato il consenso), e altro. È assolutamente vietato, invece, affiggere informazioni contenenti dati personali che in qualche modo potrebbero contribuire a identificare uno o più condòmini.

Riservatezza sui morosi

Particolare attenzione occorre prestare qualora nello stabile vi siano condòmini morosi, ossia indietro con i pagamenti delle spese comuni (pulizia scala, manutenzione ascensore, servizio di portierato e altro).

In passato ci si è chiesto se l’amministratore potesse inserire in bacheca i nomi degli inadempienti, magari allo scopo di spingerli a saldare i loro debiti.

Sul punto il Garante per la privacy è stato risoluto: l’amministratore non può in nessun caso pubblicare sulla bacheca condominiale i dati e le generalità dei condòmini morosi così come non può comunicare a terzi l’importo del debito di altri partecipanti al condominio.

Il professionista che pubblica le generalità dei morosi compie una violazione della privacy e può essere destinatario, tra l’altro, di una sanzione amministrativa, oltre che di una azione di risarcimento dei danni.

La morosità, al contrario, può essere comunicata agli altri partecipanti al condominio in sede di assemblea, solitamente in occasione dell’approvazione del rendiconto annuale.

Conto corrente condominiale

Altra questione “spinosa” è quella relativa al conto corrente condominiale. L’articolo 1129, comma 7, del Codice civile stabilisce che «l’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica».

L’obbligo di aprire un conto intestato al condominio è stato introdotto dalla legge di riforma del condominio 220/2012 al fine di garantire maggiore trasparenza. Fin da subito, però, sono sorti dei dubbi sul diritto dei singoli condòmini di poter visionare e verificare la gestione contabile del conto comune. La norma specifica che ciò è possibile, ma soltanto «per il tramite dell’amministratore».

Ciò significa che il condomino interessato a visionare il conto corrente deve avanzarne richiesta all’amministratore, che in tempi ragionevoli è tenuto a fornire la documentazione richiesta. Qualora ciò non dovesse accadere, il condomino può chiedere la convocazione di un’assemblea straordinaria e inserire fra i punti all’ordine del giorno la revoca del mandato dell’amministratore.

Un’altra soluzione consiste nel rivolgersi direttamente alla banca, previa raccomandata inviata all’amministratore a dimostrazione del diritto di proprietà (per esempio esibendo il rogito, per la prova dello “status” di condomino). A quel punto l’istituto di credito è tenuto a mostrare l’estratto conto.

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