Digitalizzare il business: tutti ne parlano, tutti dicono d'averlo fatto, ma la verità è che solo chi ha una mente molto aperta riesce a comprendere quali sono le vere opportunità offerte da una intera rivisitazione dei processi aziendali in chiave digitale.

Durante il discorso di apertura del Knowledge 2019, l'evento annuale di ServiceNow che si è svolto a Las Vegas, il Ceo John Donahoe ha fatto un esempio illuminante: «Pensate a quanto è semplice ordinare un prodotto su Amazon: scegliete cosa comprare, fate un clic e arriva a casa vostra il giorno dopo. Eppure, dietro quel clic c'è una complessità notevole: prendere il prodotto giusto dal magazzino, scegliere la scatola giusta, stampare un'etichetta, stampare una bolla da inserire nel pacco, affidare il pacco al corriere giusto, accettare un pagamento e girarne una parte al venditore o produttore. Tutto scatenato da un clic. Ecco, ServiceNow vuole far diventare ogni processo aziendale un acquisto su Amazon: semplicissimo da attivare e a prova d'errore».

L'idea è ottima, ma la sfida è grande. Basti pensare a quanta burocrazia, fatta male, incontriamo ogni giorno quando parliamo con le grandi aziende: moduli da compilare, scartoffie da firmare, chilometri e chilometri di righe da leggere. Eppure, anche se il compito è complesso, semplificare la vita di un'azienda è tutt'alto che impossibile.

«La cosa più importante – dice Mauro Solimene, Area Vice President per il Mediterraneo di ServiceNow – è accentrare tutti i dati. Questo primo passo ti permette di mettere in relazione qualsiasi aspetto della vita aziendale e creare una serie di automatismi che fanno risparmiare tempo e denaro, riducendo al minimo le possibilità di errore».

Del resto, è indubbio che ogni giorno si sprechino ore-uomo a combattere con processi inefficienti. Perché costringere un impiegato a inviare una mail con tutti i suoi dati per ottenere una informazione sul proprio cedolino di paga, quando una app è in grado di prendere tutti quei dati semplicemente basandosi sulle informazioni di login? Perché costringere uno stuolo di persone a impegnare tempo e risorse nel coordinarsi, quando un processo ben costruito può gestire tutto in autonomia?

«Basti pensare – dice Solimene – al trasferimento all'estero di un dipendente. Nella maggior parte delle aziende si devono creare e far partire decine di mail per fargli preparare l'ufficio, trovargli un nuovo computer, preparare le assicurazioni mediche, fargli avere biglietti e altri documenti di viaggio, spostare il suo costo presso un altro centro. Con un processo ben organizzato, basta scegliere il dipendente, la carica che andrà a ricoprire e l'ufficio di destinazione perché tutto sia perfettamente organizzato con un clic».

A leggerlo così, però, sembra troppo facile. Se i vantaggi sono davvero così incredibili, perché la maggior parte delle aziende è ancora organizzata “in vecchio stile”? «Il problema principale – risponde Solimene – è trovare in posizione di comando qualcuno che abbia una visione molto ampia, una mente illuminata. Per ottenere i risultati migliori, quelli a cui noi aspiriamo, serve un completo stravolgimento delle dinamiche aziendali passate. Non tutti hanno il coraggio e la visione per affrontarlo. Eppure, una volta fatta la scelta, si scopre che pur essendo un compito molto impegnativo non è certo impossibile».

Le dimensioni non sono, a quanto pare, un punto cruciale per decidere di affrontare questo processo: «Tra i nostri clienti” – conclude – annoveriamo Intesa, ma anche Gucci, un grande brand dall'organizzazione però ridotta. Ci sono alcuni clienti che hanno comprato solo alcuni moduli e spendono poche decine di migliaia di euro all'anno sui nostri servizi, ma hanno grandi benefici perché comunque tutto è in cloud e non ci sono grandi costi da sostenere per implementare tutto».

Ancora una volta, quindi, si torna a parlare di digitalizzazione del business, ma in maniera più completa, sostituendo quanto più possibile le macchine all'uomo per limitare gli errori e massimizzare l'efficienza, senza compromettere nulla della flessibilità.

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