È davvero possibile gestire, in modo efficace e produttivo, un team di persone sparse in ogni punto del mondo? Si riesce davvero a fare business con team virtuali? Queste sono solo alcune delle domande più frequenti che mi vengono poste da manager o imprenditori che decidono di iniziare un’attività negli Stati Uniti. La risposta è, ovviamente, sì. Occorre cambiare il punto di vista e concentrarsi su flessibilità e comunicazioni ( importanti in un ufficio tradizionale e indispensabili in uno online) per creare una squadra capace di collaborare, raggiungere gli obiettivi e fare business. La distanza non deve essere considerata un limite, anzi.

Il primo passo è la condivisione delle scrivanie (in senso lato) e dei progetti: calendari, chat o intranet devono essere usati costantemente per fare in modo che tutti, ovunque si trovino, sappiano chi sta facendo una certa attività, entro quando la finirà e che tutti conoscano gli aggiornamenti. Occorre promuovere qualsiasi strumento, quindi, che permetta di accorciare le distanze e che, soprattutto, faccia sentire tutti parte di uno stesso gruppo. Io suggerisco, anche se può sembrare molto banale e scontato, di abbinare un volto a un indirizzo mail. Una semplice foto, credetemi, può davvero fare la differenza nel creare relazioni personali tra tutti i membri del gruppo.

Un altro aspetto da non sottovalutare è la comunicazione tra manager e collaboratori. Il fatto che non possano bussare alla porta per chiedere un consiglio o condividere problemi non deve farci pensare che non ci siano possibilità di confronto, o peggio che gli scambi di opinioni siano inutili. Sia che si gestisca un team di persone che condividono l’ufficio, sia si gestisca un team di persone che lavorano insieme da remoto, è fondamentale essere - per quanto possibile - sempre presenti e disponibili. Gestire un team virtuale non è certamente semplice, ma se impariamo a trattarlo esattamente come trattiamo i colleghi che stanno nell’ufficio accanto, non avremo problemi. O meglio, avremo gli stessi problemi che hanno tutti i giorni i manager. Con la sola differenza che ci muoviamo online e non per i corridoi della nostra azienda.

Nel corso della mia carriera ho avuto modo di lavorare in diversi Paesi e di interagire con persone che provenivano sparse in ogni punto del mondo. Ho lavorato in Giappone, Corea, Brasile e, da ultimo, negli Stati Uniti. La mia esperienza in fatto di gestione dei virtual team inizia nel lontano 1996 - una collaborazione dura ancora oggi - insieme ad un gruppo di sviluppatori in Bulgaria. In 20 anni le tecnologie sono profondamente cambiate e hanno davvero annullato quasi tutte le distanze. Chi avrebbe mai pensato, ad esempio, di poter organizzare un meeting senza che nessuno lasci la propria scrivania?

Io credo che, al di là di tutto, l’interazione personale sia importante. Anzi, vitale. È fondamentale che, prima o poi, il team virtuale abbia un incontro e che tutti si vedano e si conoscano. Vedersi di persona permette di conoscersi meglio e di familiarizzare, in un modo che mai la video conferenza più sofisticata potrà mai fare. Anche stabilire “rituali” è importante. Non importa che si tratti di auguri, di scambio di regali o di un’attività di team building, le relazioni nel mondo reale sono sempre la chiave vincente.

* Presidente di ExportUSA

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