Gli economisti ci dicono che l’indicatore che rappresenta meglio i problemi del lavoro in Italia non è quello del tasso di occupazione o disoccupazione, bensì quello relativo alla produttività del lavoro. Questo parametro ci dice quanto valore viene generato in media in un’ora di lavoro, ci dice quindi se siamo un’economia di camerieri e facchini o un’economia di ingegneri. La produttività del lavoro dipende da molte variabili macroeconomiche (infrastrutture, tecnologia, scuola, università e ricerca, sistema normativo e fiscale, dimensione media delle aziende, ecc.) ma anche da variabili “micro”, dai comportamenti lavorativi quotidiani di ciascuno di noi.

Come usiamo il nostro tempo nel nostro ufficio, nel nostro reparto, nel nostro studio professionale? Tutti arriviamo stanchi alla fine della giornata e tendiamo ad associare la fatica all’essere stati produttivi. In realtà spesso non siamo produttivi e soprattutto non tutti siamo produttivi allo stesso modo. È un fenomeno ampliato dal fatto che il lavoro del terzo millennio prevede mansioni sempre meno standardizzate e routinarie. Se tutti avvitassimo bulloni avremmo livelli di produttività molto uniformi e facili da misurare. Invece oggi lavorare significa “giocarsi” un mix complesso di competenze e questo rende molto più variabile e intangibile la nostra produttività individuale.

In generale usa meglio il tempo chi è più formato, chi ha più capacità di imparare, chi è più incline a mettersi in discussione e a cambiare le proprie abitudini. È per questo motivo che gli economisti hanno dimostrato che mandare in pensione un sessantenne non significa necessariamente generare un posto di lavoro per un ventenne; dipende dal livello di produttività del sessantenne e da quello del ventenne. Al di là della nostra età, del nostro titolo di studio, della tipologia di attività che svolgiamo e dell’organizzazione in cui la svolgiamo, ciascuno di noi ha enormi margini per aumentare l’efficienza del proprio tempo di lavoro. E questo in un mercato del lavoro competitivo significa crearsi opportunità di carriera da un lato, e difendere il proprio lavoro dall’altro.

Nei corsi di time management si fa riferimento spesso alla cosiddetta Legge di Parkinson: «Ogni nostra attività si prende tutto il tempo che per essa abbiamo stanziato». Se abbiamo un compito da completare entro una settimana lo completeremo in una settimana, mentre se abbiamo due mesi, lo completeremo in due mesi. Questo meccanismo si fonda sul fatto che nella nostra testa quando pianifichiamo le nostre attività più o meno consapevolmente stanziamo un budget di tempo («per questa mail mi ci vorranno 10 minuti»). Una volta stanziato, se non intervengono emergenze, finiamo con l’utilizzare tutto il tempo che abbiamo messo a disposizione, anche se magari avremmo l’opportunità di finire prima.

Succede perché il nostro cervello calibra lo sforzo sulla base del tempo che si è dato. La legge di Parkinson ci dice insomma che nella nostra agenda quotidiana esistono molti spazi per mettere in discussione le nostre abitudini e sfidarci sul timing. Non tutto può essere ottimizzato, ma qualcosa può sicuramente essere ottimizzato. Centimetri di inefficienza che possono essere risparmiati e che sommati possono fare la differenza.

Il primo modo di sollecitare la nostra produttività del lavoro è quello di assecondare e valorizzare l’energia del nostro cervello e del nostro corpo. Nel mondo del management abbondano gli studi sulla gestione delle pause e sull’utilizzo dello smartphone sul luogo di lavoro. È difficile elaborare delle regole che valgano per contesti diversi. A quanto pare però le nostre pause dovrebbero essere forse più brevi, ma sicuramente più frequenti. Il nostro cervello ha bisogno di staccare per qualche minuto con continuità, ogni ora. Idealmente staccare per tenere alta la nostra produttività significherebbe mangiare o bere qualcosa, distogliere gli occhi da uno schermo (anche quello dello smartphone), cambiare postura e possibilmente ambiente.

Il secondo modo di sollecitare la nostra produttività è quello di aprire un file excel, suddividere la nostra “giornata tipo” in tutte le “microattività” di cui è composta, e infine assegnare ad ogni “microattività” il suo peso in termini di minutaggio. Più analitici siamo nella scomposizione, più possiamo individuare delle microattività a cui possiamo «ridurre il budget di tempo».

Il terzo modo di sollecitare la nostra produttività sul lavoro consiste nel distinguere scrupolosamente le attività importanti da quelle necessarie/urgenti. Nella nostra testa ciò che è necessario/urgente è automaticamente assimilato al concetto di importante. In realtà non è così. Per un artigiano è necessario ed urgente coordinarsi col commercialista per le scadenze fiscali, ma di per sé questa attività non determina il successo o l’insuccesso professionale dell’artigiano. Dedicare del tempo all’acquisizione di un cliente o di una nuova tecnica invece può rivelarsi per lui decisivo.

In questa prospettiva per utilizzare in modo produttivo il nostro tempo dobbiamo essere consapevoli che non tutto ciò che facciamo produce valore allo stesso modo, non tutto ciò che facciamo «fa la differenza» allo stesso modo. Un cameriere che si attarda alla cassa sta svolgendo un’attività necessaria ed urgente, ma non importante quanto sarebbe invece tornare tra i tavoli per «vendere bene» la carta dei vini. Se non riusciamo a distinguere tra importante (attività che genera valore aggiunto) e urgente/necessario rischiamo di anteporre ciò che è incombente (una scadenza o un’emergenza per esempio) a ciò che può essere tecnicamente rinviato, ma che fatalmente determinerà la qualità effettiva del nostro lavoro (lo studio o la riflessione strategica per esempio).

Ciò ovviamente non significa trascurare ciò che è urgente o necessario, ma cercare ossessivamente delle modalità per gestire queste attività in modo alternativo (delegarle o affidarle alla tecnologia o ridimensionarle con uno sforzo organizzativo) e più produttivo. Per quanto riguarda invece le attività importanti e generatrici di valore aggiunto solo la formazione ci può offrire un salto di produttività. E qui la microeconomia della nostra quotidianità e la macroeconomia delle grandi decisioni tornano ad abbracciarsi. I politici direbbero con uno slogan più formazione per tutti, a tutti i livelli, a tutte le età.

* Managing Partner della società di consulenza e formazione Sparring

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