Quando si affronta il tema della trasformazione digitale in ambito aziendale non sempre le buone intenzioni corrispondono a progetti concreti. E succede anche nel campo delle risorse umane. L’Italia, nello specifico, ha sicuramente molta strada da fare sul fronte del remote working, sebbene questa forma di lavoro si pratichi oggi in circa due terzi delle imprese. Solo il 5% delle organizzazioni della Penisola, invece, ha già adottato una soluzione mobile per rilevare dati di presenza dei collaboratori, mentre in circa quattro casi su dieci è richiesto un supporto fisico per segnalare la presenza al lavoro. Sono alcuni degli indicatori contenuti nel «Digital Workforce Report 2019» realizzato da Fluida (piattaforma cloud di Employee relationship management) e che Il Sole24ore.com ha potuto visionare in anteprima.
L’indagine ha rilevato i comportamenti di oltre 150 aziende italiane coinvolgendo imprenditori, manager e responsabili Hr di realtà fino a 5mila dipendenti e ha delineato, in linea generale, un quadro ancora sostanzialmente acerbo per quanto riguarda la digitalizzazione dei processi di gestione del personale, a fronte di uno scenario occupazionale sempre più liquido, in cui spesso gli addetti non operano in sede. Osservando infatti le modalità di rilevazione delle presenze, l’obbligo di possedere un badge interessa il 31% delle realtà censite, mentre il 7% si affida ancora a un cartellino cartaceo; solo in una piccolissima porzione di aziende (il 3%) si utilizzano sistemi basati sulla lettura di impronte digitali e solo nel 5% dei casi si sfruttano le potenzialità dello smartphone.
Ciò che emerge in modo evidente, a detta degli autori del rapporto, è quindi lo scollamento esistente tra le reali esigenze d’uso e di interazione degli utenti finali e i sistemi per la gestione delle Hr attualmente impiegati dalla maggior parte della realtà italiane, dove imperano dispositivi di rilevazione locale, conteggi manuali o l’assenza totale di tracciamento.
Sorprende, in negativo, la percentuale di imprese (che arriva al 60%) impossibilitate a conoscere in tempo reale quali e quanti addetti siano operativi in un preciso momento e da quale luogo. Un handicap che si specchia, non a caso, nel 39% di organizzazioni solite a tracciare le presenze attraverso strumenti “analogici” e nel fatto che, anche nei casi in cui sono adottate soluzioni digitali, non è sempre possibile ottenere informazioni on demand, a causa della scarsa accessibilità a dati che non risiedono in infrastrutture appoggiate al cloud. Il discorso è molto simile sul fronte delle assenze: due aziende su tre non ricorrono a software dedicati per registrare i giorni di malattia e non lavorati di dipendenti e collaboratori in modo automatizzato e c’è addirittura un 14% di imprese che si avvale di un modulo cartaceo per la comunicazione di ferie e permessi. Per contro solo il 17% delle organizzazioni oggetto di indagine si appoggia ad applicativi accessibili anche da mobile.
Colpa di responsabili Hr poco attenti ai vantaggi garantiti dal digitale? Non sempre. Un dipendente su tre, in presenza di sistemi poco user friendly o procedure complesse, non utilizza regolarmente gli strumenti forniti per tracciare permessi e attività svolte (i cosiddetti “timesheet”), generando immaginabili problemi di rendicontazione a fine mese.
Il rischio di “pericolose” inefficienze legate a uno scarso (o improprio) utilizzo delle tecnologie si fa sentire soprattutto in attività a basso valore aggiunto come la rendicontazione periodica. In nove aziende su dieci, a tal proposito, è necessario che una persona si occupi in modo dedicato a controllare i dati sulle presenze e le assenze mensili, per comunicarli a chi elabora le paghe. Nel 55% delle aziende questo compito è in carico all’amministrazione, nel 26% se ne occupa un capo reparto e in alcuni casi (6%) anche lo stesso titolare dell’azienda.
Di poco migliore la situazione per quanto riguarda il monitoraggio di freelance e collaboratori esterni: il 69% delle aziende non impiega sistemi digitali di tracciamento e analisi per gestire la relazione con queste risorse e nel 27% dei casi il controllo è manuale o basato su modalità di inserimento dati facilmente soggette ad errore. Appresi questi numeri è facile comprendere l'ammonimento di Andrea Burocco, Ceo e cofounder di Fluida, secondo cui «l’ecosistema aziendale italiano ha ancora molto da fare per giungere a una gestione efficiente del personale».
La soluzione per uscire dall'impasse? Digitalizzare l'intero processo. «Perché così facendo - ha spiegato il manager - si raccolgono dati preziosi sulla forza lavoro da poter integrare ad altri strumenti, dai software di elaborazione paghe a piattaforme di analytics fino a sistemi che incentivano la meritocrazia, snellendo allo stesso tempo la burocrazia legata a queste attività».
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