Dalla carta al digitale: efficienza senza limiti
Scaffali, carta e polvere. Il viaggio nell'inefficienza aziendale parte da qui: da archivi affollati di documenti cartacei densi di informazioni potenzialmente utili al business, ma completamente scollegati dai flussi operativi più vitali.
La gestione delle informazioni è uno dei processi critici all’interno dell’azienda e dovrebbe essere alimentato da tutti i dati disponibili, per supportare al meglio le capacità decisionali di ogni impresa.
La raccolta e l’organizzazione dei dati in un archivio strutturato e facilmente consultabile non è un
obiettivo irraggiungibile ma obbliga alla messa a punto di un bacino informativo interamente digitalizzato, un’operazione laboriosa e costosa per molte aziende, in cui i processi cartacei rivestono ancora un ruolo predominante. Infatti, nonostante l’avvento di pc, smartphone, tablet e cloud, la profezia della società senza carta non si è ancora avverata. Si stampa sempre di meno e meglio, ma in ogni caso si stampa ancora. La vera sfida, quindi, è quella di integrare tradizione e innovazione, carta e digitale.
In questo contesto, la digitalizzazione dei documenti si sta ritagliando un ruolo sempre più importante all’interno di uffici e PMI, perché libera le informazioni contenute nelle pagine stampate, alimentando i processi di business.
La loro dematerializzazione permette infatti una condivisione più veloce delle informazioni, l’elaborazione di risposte in tempo reale, l’accesso da remoto ai dati, una maggiore protezione delle informazioni,
flussi operativi più efficienti e completamente tracciabili, l’integrazione dei documenti in processi già digitalizzati, la veicolazione delle informazioni su più canali di comunicazione e, ultimo ma non meno importante, un risparmio sugli spazi fisici di archiviazione.
A fronte di questi vantaggi, le aziende sono sempre più consapevoli che la Trasformazione Digitale garantisce una migliore gestione interna di tutti i dati a disposizione. Questa necessità le spinge verso una dematerializzazione delle informazioni, che consente una gestione efficiente di grandi quantità di documenti da utilizzare nei diversi flussi operativi.
Scansionare i documenti e disporre di una loro immagine in alta qualità sono due capisaldi imprescindibili di tutte le iniziative aziendali di conformità e di efficienza. Tutto ciò si traduce in un’ottimizzazione del flusso di lavoro, grazie anche alla creazione di copie professionali, alla gestione facilitata dei supporti cartacei e all’archiviazione e condivisione digitale delle informazioni su tutta la filiera interna all’organizzazione. Si tratta quindi di processi particolarmente critici che non richiedono solo strumenti altamente professionali ed in grado di supportare pesanti cicli di lavoro, ma anche soluzioni software che consentono di facilitare le attività.
Ecco perché Brother ha deciso di implementare nei suoi dispositivi numerose funzioni e soluzioni software che consentono di gestire l’informazione in maniera chiara, semplice e professionale. Sia che si opti per un modello all-in-one (con stampante, copiatore e scanner), sia che si scelga uno scanner standalone (incentrato sulla scansione con funzionalità avanzate e alta velocità), creare PDF ricercabili, effettuare scansioni in rete o dirette verso servizi Cloud o verso il proprio dispositivo mobile sarà facile e veloce, una nuova positiva esperienza di lavoro. Inoltre, applicando sui documenti da digitalizzare barcode o QR code prodotti tramite le stampanti di etichette Brother, è possibile archiviare le informazioni ed organizzarle in maniera strutturata, sicura e veloce. Il software Brother Barcode Utility, attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, permette di suddividere, rinominare e indirizzare i documenti scansionati all’interno di specifiche cartelle predefinite dall’utente, riducendo gli errori di archiviazione e velocizzandone il processo.
La Trasformazione Digitale al servizio della Sanità
Una migliore assistenza al paziente: è questo il principale obiettivo del settore Healthcare, un mondo altamente specializzato che necessita di soluzioni specifiche e integrabili in ogni contesto sanitario, in grado di fornire una maggiore efficienza operativa, per offrire ai pazienti un servizio di massima qualità.
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