Nel film «32 Dicembre», nei panni di uno psichiatra, Luciano De Crescenzo descrive il tempo come un’emozione, una grandezza bidimensionale che può essere vissuta in lunghezza, cioè in modo monotono e ripetitivo, oppure in larghezza, godendo appieno degli alti e bassi che l’esistenza sa offrirci e regalandoci comunque momenti di intensità. De Crescenzo conclude la sua dissertazione affermando che gli uomini studiano come allungare la vita, quando invece bisognerebbe allargarla.

Personalmente condivido questa riflessione, soprattutto perché ogni anno per lavoro incontro migliaia di persone e spesso, molte di loro mi rivelano di non trovare tempo per sé stesse, di trovarsi ad affrontare quotidianamente attività lavorative che risultano essere sempre urgenti ed importanti, affannandosi a gestire il proprio tempo probabilmente più in “lunghezza” e meno in “ampiezza”.

Sulla gestione del tempo è stato scritto tanto, forse troppo. Libri (ad esempio «La legge di Parkinson» è un testo ancora oggi molto valido) tecniche, matrici (quella di Eisenhower soprattutto) possono rappresentare un valido ausilio per un efficace governo delle nostre giornate; tuttavia, come canta Lorenzo Jovanotti nel brano Chiaro di Luna: «io non lo so dove vanno a finire le ore quando ci scorrono addosso e se ne vanno via». La gestione del tempo che riempie la nostra vita talvolta risulta meno semplice di quanto si possa immaginare.

Partiamo da alcune riflessioni: il tempo passa ed è impossibile fermarlo, non può essere accumulato, non è una risorsa abbondante, ma soprattutto è il bene più prezioso che abbiamo. Riflessioni ovvie? Forse. Ma nella nostra era iperveloce, spesso l’ovvio sfugge e per questo, senza eccedere nella semplificazione, è possibile affermare che, per una efficace gestione del tempo – soprattutto in ambito professionale - serve porsi obiettivi chiari, lavorando bene sulla definizione delle priorità, pianificando e programmando con cura.

In altre parole, possiamo definire chiaro un obiettivo quando è quantificabile, definisce risultati specifici ed è vincolato ad un tempo di determinato, diversamente sarà solo un buon proposito; ragionandoci, un motivo per cui le persone non conseguono i risultati sperati è che spesso né le attività svolte, né il tempo ad esse dedicato contribuiscono al raggiungimento dei loro obiettivi. Per evitare questa dispersione di ore e di energie, può valere la pena legare al nostro obiettivo un’area prioritaria (immaginate una sorta di contenitore) che racchiuda i compiti e le attività da svolgere.

Sarò più chiaro: se il mio obiettivo al lavoro è fissare una riunione su tema specifico sul quale sono ben preparato domani dalle 15 alle 16, l’area prioritaria sarà rappresentata dal verificare chi (realmente) deve partecipare, il compito sarà contattare i partecipanti effettivi, prenotare lo spazio dove organizzare la riunione; l’attività infine si concretizzerà nel farlo via mail, via telefono o di persona. Su obiettivi complessi le aree prioritarie possono anche essere diverse, per suddividere ulteriormente compiti ed attività, ricavando una maggiore chiarezza sulle azioni da intraprendere ed un conseguente risparmio di tempo.

Se a tutto questo aggiungiamo 5 semplici suggerimenti da seguire, la nostra gestione del tempo potrà rivelarsi ancora più efficace. Vediamoli insieme:
1) Scrivere: quando pianifichiamo, è meglio non fidarsi troppo della memoria e quindi conviene scrivere nello stesso posto (pc, smartphone, agenda) tutte le attività da svolgere.
2) Calcolare il tempo necessario: spesso impieghiamo tutto il tempo a disposizione per svolgere un lavoro e se non calcoliamo il tempo per ogni attività, rischiamo di essere tanto inefficaci quanto inefficienti.
3) Riservare tempo per gli imprevisti: organizzare il 100% del nostro tempo può risultare frustrante, ecco perché conviene programmare al massimo il 60% della giornata, ipotizzando, se possibile, contrattempi o situazioni inattese.
4) Ridimensionare gli impegni: per farlo, occorre saper ridefinire l’elenco delle attività distinguendole tra prioritarie, delegabili, rinviabili o da cancellare.
5) Controllare a posteriori: a fine giornata basteranno 2 minuti, non di più, per verificare cosa è stato o non è stato fatto. Quei 2 minuti ci offriranno ulteriore chiarezza sul nostro modo di gestire il tempo.

Ho iniziato questo articolo ricordando un film del 1988 e lo concludo citando un altro film dal titolo «In Time», interpretato da Justin Timberlake, ambientato nell’anno 2169: nel film l’attore e cantante statunitense ad un certo punto dice: «Non mi interessano le ore della giornata, ma che non mi sfugga il tempo dalle mani». Rileggendo questa frase adesso una seconda volta, molti di voi concorderanno sul fatto che il valore di una tale affermazione non ha tempo.

* Partner di Newton S.p.A.

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