Settore per settore, perché è importante la digitalizzazione
Si fa presto a dire digitale. La realtà è che ogni settore, sia industriale, commerciale o amministrativo, presenta delle caratteristiche uniche, che incidono anche sulle rispettive necessità di gestione documentale. Ed è proprio alla luce di queste ultime che occorre scegliere gli strumenti di scansione più capaci di rispondere alle esigenze di ciascuna realtà. Ma quali sono i motivi che spingono al passaggio dalla carta al digitale?
Quando si parla di digitalizzazione, di dematerializzazione dei documenti, il primo contesto nel quale appare chiara l’utilità è quello degli uffici. È innumerevole la quantità di documenti che negli studi professionali e nelle aziende possono essere trasferiti dalla carta ai bit, così come numerosi sono i vantaggi che derivano da questo passaggio. Intanto si riduce lo spazio necessario per archiviarli, dato che il digitale permette di ridurre grossi faldoni su piattaforme virtuali o su supporti di memorizzazione che stanno tranquillamente in mano.
Non solo: la digitalizzazione degli archivi rende più efficienti i processi di gestione e di ricerca documentale. Si pensi, ad esempio, all’attività che deve essere svolta da chi si occupa della contabilità, che si trova a maneggiare documentazione alla quale deve avere costantemente accesso: la dematerializzazione permette di essere più rapidi e precisi nella ricerca dei documenti dei quali si ha bisogno. Senza contare che l’eliminazione delle copie cartacee garantisce una maggiore tutela delle informazioni e che rinunciare alla carta ha un positivo impatto sul piano ambientale.
Anche la logistica è un settore che può beneficiare dall’eliminazione della carta in favore del digitale. Il primo motivo è legato alla maggiore facilità di gestione dei documenti una volta dematerializzati. Nello specifico, i tempi di evasione delle richieste diventano decisamente più rapidi, l’attività di back office guadagna in efficienza e, soprattutto, l’amministrazione degli archivi viene svolta in ottemperanza alle regole di disaster recovery.
Persino nell’ambito di contesti commerciali rinunciare alla carta rappresenta una scelta vincente. Si pensi ad esempio alla vendita al dettaglio: sono numerosi i documenti di utilizzo quotidiano che i commercianti possono convertire in digitale. Dalle bolle di consegna agli ordini, fino alle fatture, sono tutti documenti che possono essere scansiti all’istante semplificando così l’attività di gestione da parte del personale o dei responsabili dei punti vendita.
Più delicato il discorso quando si entra in ambito sanitario. Naturalmente anche gli ospedali, i centri diagnostici e gli ambulatori specialistici possono trarre beneficio dalla dematerializzazione dei documenti in termini di spazio occupato. In questi casi, però, l’accento va posto sulla necessità di conservare la documentazione in modo accurato, ma soprattutto sicuro. Queste realtà raccolgono infatti informazioni sensibili, a cominciare da quelle legate all’identità dei pazienti ma soprattutto alle loro condizioni di salute. La digitalizzazione è un sistema efficace per garantirne la gestione in modo adeguato e sicuro.
Così come nella sanità, anche nell’istruzione il passaggio al digitale presenta indubbi vantaggi. Che si tratti di scuole primarie o di università, il discorso non cambia: la scansione dei documenti relativi agli studenti e i sistemi documentali di back office rendono le operazioni di gestione più veloci ed efficienti.
Più in generale, è tutta la pubblica amministrazione che può trarre benefici da una dematerializzazione dei documenti. Dal momento che si trova a gestire informazioni riservate, la conversione in digitale permette di creare archivi protetti e a norma, oltre che facilmente consultabili, archivi in cui le informazioni sono insomma conservate in maniera più sicura e sono più velocemente accessibili, con intuibili risparmi anche in termini economici.
Tanti e variegati, dunque, i vantaggi che il passaggio al digitale è in grado di garantire. Ma che si operi nel pubblico o nel privato, per adempiere a questo compito, è tuttavia necessario disporre di scanner in grado di rispondere a severi requisiti di sicurezza e di sostenere pesanti cicli documentali a costi sostenibili.
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