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Questo articolo è stato pubblicato il 18 agosto 2010 alle ore 08:00.
È difficile immaginare lo svolgimento di mansioni d'ufficio senza l'accesso a internet e alla posta elettronica; il loro uso ha cambiato radicalmente non soltanto il modo di svolgere la prestazione lavorativa, ma anche le abitudini di vita.
La posta elettronica aziendale e la connessione internet sono strumenti di lavoro, messi a disposizione dal datore e come tali devono essere utilizzati: evitandone cioè l'uso privato, specie durante l'orario di lavoro. La regola generale, quindi, sarebbe redigere procedure interne aziendali molto stringenti con indicato chiaramente il divieto di uso degli strumenti informatici per qualunque uso personale. Un sistema efficiente è evitare l'attribuzione di caselle individuali (nome.cognome@dominio) a favore di indirizzi di funzione (ufficio commerciale@dominio), in modo da rendere più semplice il controllo e l'archiviazione di documenti aziendali (conferme d'ordine, accettazione contrattuali, messe in mora eccetera).
Molte aziende però tollerano l'utilizzo della posta elettronica aziendale anche per un ragionevole uso privato. Ciò peraltro può comportare problemi in quanto sullo stesso account convivono comunicazioni aziendali e personali, creando problemi se si dovesse rendere necessario l'accesso all'intero archivio nell'ambito di una investigazione per verificare l'esistenza di illeciti o inadempimenti commessi dal lavoratore.
Il quadro normativo di riferimento è complesso e intreccia norme non del tutto coordinate. In primo luogo, occorre ricordare l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori che, scritto nel 1970, si preoccupava principalmente di strumenti (telecamere) attraverso cui operare un controllo remoto. Ma tale norma fa riferimento anche ad «altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori» e generalmente si ritiene (ma l'opinione non è da tutti condivisa) che possa trovare applicazione anche agli strumenti informatici.
Al primo comma l'articolo 4 stabilisce un assoluto divieto per il datore di lavoro di utilizzare impianti che abbiano l'unica finalità di operare un controllo remoto dell'attività dei lavoratori. Il secondo comma prevede che le apparecchiature di controllo richieste da esigenze organizzative e produttive o dalla sicurezza del lavoro, da cui derivi anche la possibilità di controllo dei lavoratori, possono essere utilizzate ma solo previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in forza di autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro, che ne disciplini le modalità di utilizzo.
