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Questo articolo è stato pubblicato il 04 dicembre 2011 alle ore 08:13.

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Tralasciando in questa sede i profili costituzionali di libertà e segretezza della corrispondenza, che devono essere rispettati anche con riguardo alle e-mail, come evidenziato nell'articolo a fianco, diventa fondamentale individuare quali messaggi elettronici rilevano ai fini della tenuta e conservazione. Secondo le regole civilistiche e fiscali, devono essere conservati i messaggi a rilevanza commerciale tali da impegnare giuridicamente l'azienda verso l'esterno ovvero terzi nei riguardi dell'imprenditore. Risulterebbero di conseguenza esclusi dall'obbligo di conservazione i messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, in quanto non impegnano giuridicamente o commercialmente l'azienda. Non rientrano negli obblighi di tenuta e conservazione neppure i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti attraverso sistemi di posta elettronica aziendale. Questo anche a prescindere dalla legittimità o meno di un uso privatistico di questi mezzi da parte dei lavoratori, secondo le politiche interne aziendali che dovrebbero essere in ogni caso adottate.
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Le regole base
01 | IL CODICE CIVILE
L'articolo 2214 del Codice civile prevede l'obbligo, per l'imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite». Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori. L'articolo 2220 del Codice prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. In via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail
02 | LA NORMA FISCALE
In base all'articolo 22 del Dpr 600/1973 sull'accertamento delle imposte sui redditi, gli originali delle lettere e dei telegrammi ricevuti per ciascun affare devono essere conservati «fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta». La regola vale anche per le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e per le mail
03 | IL NODO PRIVACY
La necessità di conservare la corrispondenza, anche elettronica, a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale dell'azienda, deve essere conciliata con l'obbligo del datore di lavoro di rispettare la riservatezza dei lavoratori e dei loro interlocutori esterni. L'archiviazione dei messaggi dovrebbe essere dunque accompagnata dalla pubblicizzazione delle regole adottate dall'azienda

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