Fatture, salvi gli archivi cartacei

Fatture, salvi gli archivi cartacei

Le fatture create in formato elettronico possono essere conservate, una volta stampate, anche nella loro forma cartacea. Si tratta di uno dei punti esaminati dal forum nazionale della fatturazione elettronica che si è svolto l'altro ieri a Roma presso l'agenzia delle Entrate e che si è occupato anche dell'articolo 1, comma 325, legge n. 228/12, introdotto dal recepimento in Italia della direttiva 2010/45/Ue, anche alla luce delle problematiche operative sorte circa il relativo obbligo di conservazione elettronica. Inoltre, i partecipanti al forum (principali stakeholders pubblici e privati sul tema della fatturazione elettronica) hanno evidenziato la necessità (dopo l'approvazione del decreto crescita 2.0 e della legge di stabilità) che vengano finalmente emanati sia il decreto attuativo sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione (che ha concluso tutti i passaggi amministrativi e che attende solo la firma del ministro dell'Economia) sia le regole tecniche su firma elettronica, documento informatico e conservazione sostitutiva predisposte da Digit Pa (ora Agenzia digitale per l'Italia) nel 2011, le quali dopo tutti gli iter burocratici nazionali e internazionali sono pronte per la firma.

Il problema applicativo che è sorto è che il combinato disposto dell'articolo 21, 1° comma e 39 terzo comma del Dpr 633/72 come riscritto dalla legge di stabilità, se non interpretato correttamente, potrebbe implicare che, ad esempio, l'invio di una fattura in pdf come allegato di un email (anche Pec) ricevuta dal destinatario e da questo contabilizzata e pagata comporterebbe per quest'ultimo l'obbligo di conservazione elettronica del documento stesso. Ciò potrebbe indurre soprattutto le piccole imprese a non accettare la modalità elettronica di fatturazione poiché si sentirebbero vincolate, poi, a dotarsi immediatamente di un processo di conservazione elettronica, con la conseguenza di frenare la diffusione della fatturazione elettronica. Tale rischio si risolverebbe a monte se, come è emerso dal confronto avvenuto in seno al forum, le due disposizioni citate si interpretassero in modo sistematico seguendo il seguente schema. Una fattura è elettronica per l'emittente nel caso in cui venga emessa e anche ricevuta in un qualunque formato elettronico (sempre nel rispetto dei principi di autenticità, integrità e leggibilità stabiliti dalla legge). La fattura è elettronica anche per il destinatario qualora quest'ultimo non solo la riceve elettronicamente, ma la accetta (ad esempio anche con precedente specifico accordo con la controparte ovvero per comportamento concludente come il pagamento) e procede direttamente alla conservazione elettronica della stessa. Al contrario, se il destinatario pur ricevendo il documento elettronicamente decide di stamparlo e conservarlo su carta, il suo comportamento concludente evidenzierebbe che per lui quella fattura non sarà considerata "elettronica" e il soggetto rispetterebbe perfettamente il disposto dell'articolo 39, comma 3 secondo periodo, in cui si ammette la conservazione tradizionale anche per le fatture create in formato elettronico.

Parallelamente, in tale ultimo caso, l'emittente sarebbe svincolato dal comportamento del destinatario e potrebbe procedere con l'integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Questa linea interpretativa dovrebbe essere contenuta in un documento che il forum prossimamente formalizzerà - come contributo - all'agenzia delle Entrate in vista di una probabile circolare esplicativa delle disposizioni contenute nell'articolo 1 legge n. 228/12.

LE NUOVE PROCEDURE

01 | Decreto in arrivo
Imminente l'emanazione di un decreto attuativo sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione. Decreto che ha concluso tutti i passaggi amministrativi e che attende solo la firma del ministro dell'Economia

02 | L'impulso
L'approvazione del decreto farebbe da volano allo sviluppo della fattura elettronica e aiuterebbe le Pubbliche amministrazioni nell'attuazione dei processi informatizzati di gestione della spesa pubblica.
Tuttavia è necessario approvare immediatamente le regole tecniche su firma elettronica, documento informatico e conservazione sostitutiva predisposte da Digit Pa (ora Agenzia digitale per l'Italia) nel 2011, le quali dopo tutti gli iter burocratici nazionali e internazionali sono pronte per la firma

03 | La conservazione
Questa l'interpretazione corretta delle nuove regole di fatturazione elettronica e di conservazione elettronica.
La fattura è elettronica per l'emittente nel caso in cui venga emessa e anche ricevuta in un qualunque formato elettronico. La fattura è elettronica anche per il destinatario qualora quest'ultimo non solo la riceve elettronicamente, ma la accetta, attraverso, ad esempio, il suo pagamento

04 | La procedura
La fattura elettronica ricevuta elettronicamente non si considera accettata se il destinatario si accorda in tal senso con l'emittente ovvero stampa la fattura e la conserva con modalità cartacee tradizionali. Per l'emittente il comportamento del destinatario è irrilevante e potrà procedere comunque alla conservazione elettronica della fattura emessa