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Questo articolo è stato pubblicato il 17 settembre 2010 alle ore 18:23.
Anche una semplice chat tra dipendenti può finire in tribunale. La digitalizzazione degli archivi, un processo che per le aziende che operano nel settore finanziario e industriale è quasi completato, ha avuto una conseguenza importante in ambito legale: i documenti archiviati su formato digitale sono prove a tutti gli effetti e possono essere presentati e esaminati durante un processo, influenzandone l'esito. Email, contratti, lettere di intenti, ma anche chat tra dipendenti.
In gergo si parla "electronically stored information" (Esi), informazioni archiviate elettronicamente che hanno ormai preso il posto del più tradizionale "faldone" di carta. Tutto sta nel raccoglierle. Trovare i documenti da inserire nel fascicolo di un processo infatti, è più difficile di scovare un ago in un pagliaio. Lo rivela una ricerca svolta dalla società informatica Symantec che ha coinvolto 5mila professionisti in dieci paesi europei, di cui 500 in Italia.
I risultati non lasciano spazio a dubbi. Tutti gli intervistati hanno dichiarato di aver perso o ritardato una causa negli ultimi due anni, o di essere stati sanzionati da un Tribunale o da un organo di vigilanza per non essere stati in grado di individuare e fornire le prove digitali in tempo utile. Il 51% ha aggiunto di avere avuto difficoltà negli ultimi tre mesi nel processo di identificazione di queste prove che, nel 98% dei casi si sono rivelate essenziali per la riuscita del procedimento legale.
Vincenzo Costantino, Senior Manager, Technical Sales Organization di Symantec, spiega il problema partendo da un esempio. «L'anno scorso un'azienda italiana ha dovuto svolgere una ricerca esaustiva collegata a una parola chiave. L'avvocato chiedeva i risultati in una settimana di tempo, le società chiamate per il fare il lavoro hanno stimato 8 mesi di lavoro per completare la ricerca». Il problema della ricerca delle informazioni è dovuto all'accumulo dei dati. L'obbligo di back-up porta alla moltiplicazione dei file e un singolo documento può essere presente in un archivio anche in sette copie.
«Si arriva all'eccesso della "retention infinita". Una copia elettronica abbatte i costi di gestione, ma l'altro lato della medaglia è l'accumulo di dati inutili che vengono conservati per anni e rendono difficile la gestione dell'archivio», spiega Costantino. Non mancano alcuni strumenti specifici sviluppati dalle aziende del settore per i professionisti. I software di "e-discovery" più utilizzati sono offerti da Bridgeway, Clearwell, CT Summation, FTI Ringtail and Attenex LexisNexis, PSS Systems e Exterro Fusion.Symantec ha invece sviluppato Enterprise Vault Discovery Accelerator, un programma che punta alla rimozione dei file duplicati per rendere più snella la ricerca.
