Smartphone e tablet in azienda? Per la gestione documentale un baco milionario

Per un'azienda di mille dipendenti il costo stimato per l'inefficienza alla voce produttiva può arrivare fino a 15,9 milioni di dollari l'anno. Un conto salatissimo, che emerge dallo studio "Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT" commissionata da Adobe Systems alla società di ricerca Idc. Gestire male processi e documenti comporta dunque oneri assai significativi ed è il rovescio della medaglia della rivoluzione Byod, acronimo di "Bring your own device" e fenomeno (che anni fa Gartner battezzò coniando il neologismo "It consumerization") che sta rendendo per diversi aspetti più difficile la vita dei responsabili dei sistemi informativi.

Gli effetti dell'utilizzo massivo di dispostivi mobili, personali e non, per svolgere le attività di business - il 50% dei cosiddetti "information worker" utilizza uno smartphone e il 10% il proprio e parimenti il 16% fa ricorso a un tablet e il 7% con la propria tavoletta – si fanno sentire soprattutto in termini di perdita di tempo. Stando infatti allo studio, compiuto su un campione di 1.200 addetti (di cui circa 360 professionisti It) di aziende di sei diversi Paesi con un minimo di 50 dipendenti con postazione pc dedicata, emerge come oltre 11 ore a settimana vengano sprecate da ciascun lavoratore rispetto al totale della sua produttività personale. Nello specifico due ore se ne vanno per recuperare documenti smarriti o comunque errati, altrettante per cercare documenti invano mentre le restanti sette servono (equamente) per unire tra loro file e fonti in un unico documento e per risolvere problematiche legate ai documenti cartacei.

Altro baco che le aziende devono loro malgrado sostenere (spesso e volentieri senza sapere l'aggravio di costi, definiti non a caso "nascosti", legati a tali inefficienze) riguardo il tempo perso relativamente ai processi di collaborazione. Il totale arriva a oltre 12 ore (l'11,1% del totale), e la ripartizione comprende voci quali la raccolta e l'analisi deii feedback (circa sette ore), la gestione dei processi di approvazione e il consolidamento dei dati presenti nei diversi moduli applicativi. Il calcolo di sintesi a cui sono giunti gli analisti di Idc non ha bisogno di molte spiegazioni: colmando il totale di queste inefficienze (che costituiscono il 19,5% del tempo degli information worker) un'azienda media di mille dipendenti avrebbe la possibilità di risparmiare un cospicuo budget da investire in nuove risorse, e cioè qualcosa come 213 nuovi dipendenti.

La ricetta di Adobe: Acrobat Xl e servizi cloud
Al baco di cui sopra, Adobe promette di rimediare con una soluzione evoluta del noto software per l'elaborazione dei documenti in formato Pdf. Acrobar Xl aggiunge infatti alle funzionalità di editing ed esportazione Pdf in Microsoft PowerPoint nuovi strumenti dedicati ai tablet e soprattuto nuovi servizi cloud per la creazione di moduli e la raccolta di dati e analisi con il tool FormsCentral. Del tutto integrato con la suite Office e SharePoint, si presta - come spiega la società americana in una nota - a una semplificata virtualizzazione delle applicazioni e mette a disposizione un pacchetto di soluzioni che comprende Acrobat Xl Pro, Acrobat Xl Standard, Adobe Reader Xl e per l'appunto il nuovo servizio FormsCentral.

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